Asystent pakowania

Asystent pakowania systemu BaseLinker to moduł wspierający proces zbierania i pakowania zamówień. Jego głównym celem jest pomoc przy kompletowaniu zamówień, zmniejszenie liczby pomyłek przy pakowaniu oraz przyspieszenie całego procesu poprzez zastosowanie akcji automatycznych.

 

Podobne rozwiązania występują w systemach typu WMS (Warehouse Management System). Tego typu moduły – wykorzystywane przez największych graczy rynkowych – pozwalają na znaczącą optymalizację kosztów logistyki oraz na skrócenie czasu realizacji zamówień. Wadą takich systemów jest wysoka cena ich wdrożenia i utrzymania.  Chcemy umożliwić małym i średnim przedsiębiorcom korzystanie z podobnych rozwiązań systemowych, jednakże bez konieczności ponoszenia tak wysokich kosztów.

 

Asystent pakowania, w połączeniu z akcjami automatycznymi pozwoli na znaczące uproszczenie pracy związanej z wysyłką zamówień.

 

Pakowanie produktów

Asystent pakowania systemu BaseLinker wspiera proces zbierania i pakowania zamówień. Poszczególne czynności mogą być wykonywane ręcznie, ale moduł przewiduje przede wszystkim wykorzystanie skanera kodów kreskowych.

 

Asystent pakowania systemu BaseLinker w połączeniu z odpowiednio skonfigurowanymi akcjami automatycznymi może stanowić potężne narzędzie służące znaczącej optymalizacji procesu realizacji zamówień.

Moduł pozwala na:

  • Kontrolę pakowanych produktów. System pozwala na monitorowanie, które produkty z poszczególnych zamówień zostały już zebrane i zapakowane. Poprawnie zapakowane zamówienia zostaną oznaczone w systemie kolorem zielonym. Natomiast błędnie zapakowane zamówienie podświetlone zostanie na czerwono, a przy skanowaniu system wygeneruje sygnał dźwiękowy.
  • Zapisywanie historii pakowania.  Dokładne logi pakowania dostępne są po spakowaniu z poziomu karty zamówienia. System pozwala na sprawdzenie kto, kiedy i jak długo pakował określone zamówienie.
  • Zrobienie zdjęcia skompletowanym zamówieniom. Zdjęcie można wykorzystać do celów archiwalnych, jako dowód w przypadku sporu z klientem czy kurierem, bądź jako element kreatywnej komunikacji z klientem – wysyłając je e-mailem lub umieszczając na Stronie informacyjnej o zamówieniu.
  • Wyświetlenie na ekranie Asystenta pakowania zamówień przeznaczonych do spakowania. Szczegóły zamówienia są duże i wyraźne, aby pakujący wiedział dokładnie, co ma spakować. Zamówienia można wybrać ręcznie z poziomu panelu bądź poprzez zeskanowanie Karty zamówienia.
  • Dopasowanie wyświetlanych na ekranie Asystenta pakowania informacji o zamówieniu do indywidualnych potrzeb użytkownika. Istnieje możliwość odrębnej konfiguracji informacji wyświetlanych na ekranie przeznaczonym dla osoby zbierającej i pakującej zamówienie (jeżeli role te wykonują różne osoby).
  • Stworzenie nowych akcji automatycznych wywoływanych po zebraniu bądź spakowaniu zamówienia. Po zeskanowaniu ostatniego produktu w zamówieniu i oznaczeniu zamówienia jako spakowane, system może np. wydrukować fakturę i etykietę, wysłać mail do klienta i zmienić status zamówienia.

 

Wygląd modułu

W jaki sposób uruchomić moduł Asystent pakowania?

Moduł Asystent pakowania można uruchomić na trzy sposoby:

 

1.  W przypadku pakowania wielu zamówień jednocześnie najwygodniej jest skorzystać z przycisku „Pakowanie” dostępnego w Dziale Manager zamówień  → Zamówienia.

 

 

Dostępne są tutaj trzy pozycje:

 

  • Zbieraj produkty – przycisk przenosi do ekranu Asystenta pakowania, który przeznaczony jest dla osoby zajmującej się jedynie zbieraniem produktów do zamówienia. Ekran ten  stworzony został głównie z myślą o urządzeniach mobilnych.
  • Pakuj –  przycisk przenosi do ekranu Asystenta pakowania, który przeznaczony jest dla osoby zajmującej się jedynie pakowaniem produktów, bądź jednocześnie zbieraniem i pakowaniem zamówień – jeżeli role te nie są w firmie rozdzielone.
  • Skaner kodów – służy do konfiguracji kodów kreskowych. Opcja ta została omówiona w osobnym artykule Skaner kodów i skróty klawiszowe

Pierwsze dwa ekrany zostaną omówione w dalszej części tej publikacji.

 

2.  Asystent pakowania dostępny jest również z poziomu pojedynczego zamówienia. Tabela „Informacje o zamówieniu” zawiera trzy przyciski: Zbieraj produkty, Pakuj oraz Zrób zdjęcie.

 

 

3.  Dodatkowo istnieje możliwość wywołania wybranych funkcji oraz zdarzeń własnych za pomocą skrótów klawiszowych, które można ustawić w Dziale Manager zamówień  → Ustawienia  → Skróty klawiszowe. Ta kwestia zostanie omówiona w części poświęconej skrótom klawiszowym.

Jak wybrać zamówienia przeznaczone do spakowania?

Można to zrobić na dwa sposoby:

 

1. Przy wykorzystaniu skanera. Po uruchomieniu modułu Asystent pakowania, system poprosi o zeskanowanie zamówienia. Kody kreskowe mogą znajdować się na wydruku Lista zamówień”Karta zamówienia”, Etykieta” (kod nadania) lub na wydruku Faktura”.

 

 

2.  Zaznaczając zamówienia do spakowania samodzielnie w Dziale Manager zamówień  → Zamówienia (dla ułatwienia tego zadania można przefiltrować zamówienia po odpowiednim statusie np. „Do spakowania”), a następnie uruchamiając moduł Asystent pakowania.

Jakie informacje znajdują się na ekranie Asystenta pakowania?

Ekran Asystenta pakowania zawiera informacje dotyczące zamówień przeznaczonych do spakowania.

 

 

Na ekranie wyodrębnić można następujące obszary:

 

  • Zakładka zamówień – widoczna z lewej strony lista wybranych do spakowania zamówień. W tym miejscu dodaje się każde zeskanowane zamówienie.  Już spakowane zamówienia można ukryć wykorzystując przycisk „Ukryj spakowane zamówienia”. W wersji mobilnej zakładka ta jest przenoszona na górę ekranu.
  • Szczegóły dotyczące zamówienia – w górnej części ekranu umieszczone są informacje dotyczące wybranego zamówienia. Widnieje tu imię i nazwisko klienta, a także data złożenia i pochodzenie zamówienia. Dodatkowo w zależności od konfiguracji mogą w tym miejscu zawarte być takie informacje jak: komentarz kupującego, uwagi sprzedawcy, klient(login), wartość zamówienia, sposób wysyłki, dokument sprzedaży.
  • Obszar na zdjęcie – znajdujący się w prawym górnym roku ekranu przycisk umożliwia zrobienie zdjęcia. Po sfotografowaniu zamówienia, ikonkę aparatu zastępuje właściwe zdjęcie zamówienia. Funkcjonalność ta jest dokładnie omówiona w części zatytułowanej „Dokumentowanie pakowania”.
  • Dane produktów – w centralnej części ekranu wyświetlona jest lista produktów do spakowania dla wybranego zamówienia, wraz z dodatkowymi informacjami: miniaturką zdjęcia, kodem EAN produktu, kodem SKU produktu oraz jego atrybutami. Każdy rekord posiada przyciski „+” oraz „-” pozwalające na manipulację ilością produktów dodanych do zamówienia.
  • Przyciski na dole ekranu
    • Ukryj spakowane zamówienia – przydatny, jeżeli lista zamówień do spakowania jest długa i użytkownik chciałby widzieć jedynie jeszcze niespakowane zamówienia
    • Cofnij operację / Ponów operację
    • Oznacz jako niespakowane – oznacza wszystkie produkty w zamówieniu jako niespakowane
    • Oznacz jako spakowane – oznacza wszystkie produkty w zamówieniu jako spakowane
Informacja wizualna i dźwiękowa

W zależności od etapu pakowania każda pozycja widoczna w zakładce zamówień może wyświetlać się w jednym z następujących kolorów: biały, żółty, czerwony lub zielony.

Zamówienie, dla którego nie spakowano jeszcze żadnego produktu oznaczone jest kolorem białym. Zamówienia w trakcie pakowania wyświetlają się na żółto, a te zakończone – na zielono.

 

Jeżeli przez przypadek dla danego zamówienia spakowanych zostanie więcej produktów niż być powinno – system sygnalizuje to kolorem czerwonym. Obok informacji wizualnej system zasygnalizuje błąd pakowania również sygnałem dźwiękowym.

W jaki sposób oznaczyć  zamówienie jako spakowane?

Całe zamówienie zostanie oznaczone jako spakowane, w momencie gdy każdy produkt w tym zamówieniu zostanie  spakowany. Można to zrobić:

  • Oznaczając po kolei każdy produkt w zamówieniu jako spakowany. Takie działanie można wykonać:
    • Przy pomocy skanera – skanując kod EAN/SKU produktu, przez co system oznaczy jedną sztukę tego produktu w otwartym zamówieniu jako spakowaną
    • Ręcznie – wybierając na ekranie Asystenta pakowania dla każdego produktu z zamówienia przycisk „+” odpowiednią ilość razy
  • Korzystając z przycisku „Oznacz jako spakowane” i zmieniając status wszystkich produktów w zamówieniu jednocześnie.

W efekcie całe zamówienie zostaje oznaczone na zielono, a system może w tym momencie zrobić zdjęcie skompletowanego zamówienia – jeżeli taka opcja została wcześniej skonfigurowana.

Asystent zbierania

Systemowo ekran „Zbieranie” odróżnia od ekranu „Pakowanie” jedynie brak przycisku „Zdjęcie”. Pozostałe różnice mogą wynikać jedynie z preferowanych przez użytkownika ustawień dostępnych w Dziale Manager zamówień  → Ustawienia  → Pakowanie. Omówienie takiej możliwości znajduje się w części poświęconej konfiguracji.

 

Osoba zbierająca może skorzystać z asystenta zbierania, uruchamiając go na telefonie lub tablecie. Urządzenia mobilne warto wyposażyć dodatkowo w skanery kodów na bluetooth. Kompaktowy skaner przymocowany może być na stałe do obudowy telefonu, tworząc z niego odpowiednik kolektora danych. Tablet natomiast przymocowany może zostać do wózka osoby zbierającej i połączony być z przenośnym skanerem bluetooth (np. noszonym na palcu).

 

Zalecane metody zbierania produktów:

  • Zbieranie z użyciem asystenta zbierania (jeśli pracownik zbiera towary dla innej osoby pakującej)
  • Zbieranie na podstawie wydruku listy zamówień z kodami kreskowymi.
  • Zbieranie na podstawie wydruku spisu produktów – umożliwia zbieranie towarów dla wielu zamówień jednocześnie, tzw. batch picking. Zalecane, jeśli w wielu zamówieniach często powtarzają się te same towary.

 

Obsługa skanowania

Aby w pełni wykorzystać możliwości modułu Asystent Pakowania należy zaopatrzyć się w dowolny skaner kodów kreskowych.

 

W pierwszej kolejności należy podłączyć skaner do urządzenia, na którym otwarta jest przeglądarka z systemem BaseLinker – może to być komputer, tablet albo telefon komórkowy.

 

Osoba zajmująca się pakowaniem otrzymuje dokument wraz z kodem kreskowym. Zeskanowanie zamówienia bądź numeru nadania dodaje odpowiednie zamówienie do okna zbierania/pakowania.

 

Kody kreskowe zamówienia mogą znajdować się między innymi na następujących dokumentach:

  • wydruk karty zamówienia
  • wydruk etykiety (skanowany jest numer nadania)
  • wydruk listy wysyłkowej (w wersji z kodami zamówień)
  • wydruk faktury (z szablonem zawierającym kody zamówień)

Po zeskanowaniu zamówienia pakowacz przystępuje do skanowania poszczególnych produktów przeznaczonych dla danego zamówienia. Zeskanowanie kodu EAN/SKU produktu oznacza jedną sztukę tego produktu w otwartym zamówieniu jako spakowaną.

 

Do wdrożenia tego systemu nie trzeba kupować drogich kolektorów danych. Cały mechanizm zadziała na prostym smartfonie bądź tablecie z doczepionym dowolnym czytnikiem kodów na bluetooth.

 

Automatyczne akcje

Po zakończeniu zbierania/pakowania produktów można wywołać automatyczne akcje. Służą do tego zdarzenia z grupy Asystent pakowania:

 

  • „Zebrano produkty zamówienia”
  • „Spakowano zamówienie”

Dla obecnie zbieranego/pakowanego zamówienia można wywoływać zdarzenia własne akcji za pośrednictwem skrótów klawiszowych oraz zeskanowania kodów kreskowych przypisanych do tych zdarzeń.

 

Automatyczne akcje w połączeniu z Asystentem pakowania dają naprawdę ogromne możliwości usprawnienia całego procesu pakowania.

 

Poniżej widoczna jest struktura przykładowego ustawienia akcji automatycznej z wykorzystaniem zdarzenia „Spakowano zamówienie”

Zdarzenie Akcja
Spakowano zamówienie
Warunek: Klient chce fakturę
1. Drukuj dokument
2. Wystaw fakturę
3. Drukuj dokument – Faktura [PDF]
4. Wyślij e-mail
5. Zmień status – Do wysyłki

 

W Dziale Manager zamówień  → Automatyczne akcje  do jednego zdarzenia, pod określonymi warunkami, można przyporządkować szereg akcji.

 

 


Konfiguracja

Interfejs Asystenta pakowania można modyfikować w zależności od potrzeb użytkownika w Dziale Manager zamówień  → Ustawienia  → Pakowanie.

 

 

Istnieje możliwość konfiguracji następujących parametrów:

  • Kolorystyka – Kolorystyka oznaczania produktów jako spakowanych. Opcja kontrastowa może być przydatna np. dla osób niedowidzących lub na urządzeniach z małą rozdzielczością ekranu.
  • Rodzaje przycisków – Rodzaj przycisków w asystencie pakowania. Wybór opcji przycisków przesuwnych zmniejsza ryzyko przypadkowego naciśnięcia takiego przycisku.
  • Modyfikacje ekranu „Zbieranie”
    • Dane zamówień – Szczegóły zamówień, które będą wyświetlane podczas zbierania produktów.
    • Dane produktów – Szczegóły produktów, które będą wyświetlane podczas zbierania produktów.
    • Sortowanie produktów – Sposób sortowania produktów podczas zbierania produktów zamówienia.
  • Modyfikacje ekranu „Pakowanie”
    • Dane zamówień – Szczegóły zamówień, które będą wyświetlane podczas pakowania.
    • Dane produktów – Szczegóły produktów, które będą wyświetlane podczas pakowania.
    • Sortowanie produktów – Sposób sortowania produktów podczas pakowania produktów zamówienia.
  • Zdjęcie – odliczanie – Ilość sekund od momentu spakowania zamówienia, do zrobienia zdjęcia jego produktów.
  • Produkty domyślnie zebrane / spakowane – Nazwy produktów, które będą w asystencie pakowania automatycznie oznaczane jako zebrane/spakowane. Opcja użyteczna do obsługi pozycji zamówienia, które nie posiadają przypisanych numerów EAN jak np. rabat. Istnieje możliwość wpisania wielu nazw po przecinku. Aby wyszukiwać fragment będący tylko częścią nazwy, należy zastosować znak ‚*’ na początku lub końcu wyszukiwanej frazy np. wpisz ‚Zielon*’, aby wyszukać ‚Zielony’ oraz ‚Zielone’.

 

Jeżeli role osoby zbierającej i pakującej zamówienie są rozdzielone, użytkownik może ustawić odrębne konfiguracje dla Asystenta zbierania i Asystenta pakowania.

 

Na przykład ekran „Zbieranie” może zawierać dodatkowe pole „Uwagi sprzedawcy” dotyczące parametrów produktu, a same produkty mogą być sortowane po SKU, dzięki czemu osoba zbierająca – jeżeli SKU zawiera informację o lokalizacji – łatwiej znajduje dany produkt.

 

Informacje te mogą być ukryte dla osoby pakującej. Zamiast tego ekran „Pakowanie” może zawierać dodatkowe pole „Wartość zamówienia” – co pozwoli na sprawdzenie, czy zamówienie zostało poprawnie spakowane, a same produkty mogą być sortowane domyślnie – zgodnie z kolejnością produktów w zamówieniu.


Skróty klawiszowe

Kody kreskowe w module pakowania mogą być wykorzystywane do obsługi całego procesu zbierania i pakowania zamówienia lub tylko do wybranego elementu.

 

Pracownik może wykonywać wszystkie czynności związane ze zbieraniem i pakowaniem zamówień bez dostępu do klawiatury i myszki, a jedynie przy wykorzystaniu skanera.

W tym celu należy wydrukować dostępne skróty klawiszowe wraz z kodami kreskowymi w Dziale Manager zamówień  → Ustawienia  → Skróty klawiszowe. Po zeskanowaniu wybranego kodu, odpowiadająca mu funkcja systemowa bądź zdefiniowana przez użytkownika akcja automatyczna zostanie wykonana.

 

 

Skróty dotyczące wbudowanych funkcji systemu dedykowane dla modułu Pakowania to:

  • Zbieranie produktów zamówienia
  • Pakowanie zamówienia
  • Zamknij okno zbierania / pakowania
  • Zrób zdjęcie dla zamówienia

Skróty Poprzednie/Następne zamówienie działają również w module pakowania (gdy jest do niego dodane wiele zamówień).

 


Dokumentowanie pakowania

Asystent pakowania systemu BaseLinker daje użytkownikowi możliwość zrobienia zdjęcia skompletowanego zamówienia. Jest to nietypowa funkcja, która może stanowić ciekawe uzupełnienie procesu pakowania zamówień.

 

W tym celu wystarczy podłączyć  dowolną kamerkę internetową lub inną kamerę USB do komputera. Kamerę zamontować można nad stanowiskiem pakowacza tak, aby skierowana w dół obejmowała cały stół. Może ona robić zdjęcia zweryfikowanych i wyłożonych na stół towarów, lub wykonać zdjęcie otwartej przesyłki – przed zaklejeniem kartonu.

Dlaczego warto zrobić zdjęcie zamówienia?

Posiadanie fotografii zamówienia może przynieść szereg korzyści:

  • dla sprzedawcy
    • stanowi dowód wysłania wszystkich towarów na wypadek sporu z klientem
    • stanowi dowód braku uszkodzeń na wypadek sporu z kurierem
    • umożliwia weryfikację ewentualnego błędu pracownika dając podgląd na to, co zostało spakowane i wysłane
  • dla klienta
    • daje możliwość szybkiej reakcji na potencjalne błędy w pakowaniu np. niewłaściwy kolor zamówionego produktu
    • może stanowić element kreatywnej komunikacji – zdjęcie takie może klienta zaintrygować i wprawić w radosny nastrój oczekiwania na zamówiony pakunek 🙂
W jaki sposób włączyć funkcję robienia zdjęć?

Przy pierwszej próbie wykonania zdjęcia z poziomu ekranu Asystenta pakowania, po wybraniu ikonki aparatu, system zapyta o zgodę na włączenie kamery. Wybór zostanie zapamiętany dla danej stacji roboczej.

 

 

 

Jak zrobić zdjęcie?

Domyślnie zdjęcie robione jest automatycznie, po pięciu sekundach od spakowania ostatniego produktu w danym zamówieniu. Czas od oznaczenia zamówienia jako spakowane do zrobienia zdjęcia można ustawić w Dziale Manager zamówień  → Ustawienia  → Pakowanie  → pole Zdjęcie – odliczanie. Użytkownik może również ręcznie wybrać ikonkę aparatu na ekranie „Pakowanie”.

 

Ponadto fotografię zamówienia można uzyskać:

  • za pomocą przycisku na karcie zamówienia (tabela „Informacje o zamówieniu”)
  • przy wykorzystaniu skrótów zdefiniowanych w Dziale Manager zamówień → Ustawienia → Skróty klawiszowe
Gdzie można zobaczyć zdjęcie?

Zdjęcia można przechowywać w celach archiwalnych bądź udostępnić klientowi.

  • Wykonane zdjęcie jest widoczne na karcie zamówienia w sekcji „Informacje dodatkowe”.
  • Może być również widoczne na stronie informacyjnej zamówienia.

Wyświetlanie zdjęć na stronie zamówienia można włączyć na dwa sposoby:

  • Zaznaczając pole wyboru „Włącz wyświetlanie zdjęć na istniejących stronach informacyjnych zamówień” na ekranie „Dokumentowanie pakowania”, wyświetlonym przy pierwszej próbie wykonania zdjęcia.
  • Wybierając „Tak” w polu „Wyświetl zdjęcie produktu” przy edycji szablonu strony zamówienia w Dziale Manager zamówień  → Ustawienia  → Strony informacyjne
  • Zdjęcia można również wysłać do klienta
    • w szablonie email jako załącznik
    • w formie linku wykorzystując tag [link_zdjecie_produktow]

 

 

 

 


FAQ – pakowanie paczek

Jak zmienić domyślną kamerę do robienia zdjęć?

Domyślną kamerę do robienia zdjęć można zmienić w Dziale Manager zamówień  → Ustawienia  → Ustawienia stacji roboczej.