Manager zamówień

Automatyczne akcje

Automatyczne akcje

Czynności standardowo wykonywane przez sprzedawcę ręcznie mogą być zastąpione automatycznymi akcjami. Zamiast wysyłać maile, zmieniać statusy, wystawiać paragony i faktury, generować etykiety, czy drukować dokumenty na drukarkach, będziesz mógł zająć się czymś innym 🙂 Stworzyliśmy narzędzie, dzięki któremu możesz skonfigurować system tak, by obsługując zamówienie móc ograniczyć się wyłącznie do spakowania paczki!

 

 

Mówiąc o automatycznych akcjach w BaseLinkerze, konieczne jest zapoznanie się z trzema podstawowymi hasłami: zdarzenia, warunki, akcje.

Zdarzenia

Zdarzenia to określone sytuacje (jak pobranie zamówienia), dla których możesz ustawić akcje do wykonania. Przykładami zdarzeń mogą być: pobranie zamówienia ze sklepu, opłacenie zamówienia, otrzymanie formularza opcji dostawy, zmiana statusu, wystawienie faktury/paragonu, utworzenie przesyłki, zmiana statusu przesyłki u kuriera i wiele, wiele innych…

Warunki

Do zdarzeń możesz dodać szczegółowe warunki, które określą czy automatyczna akcja ma zostać wywołana dla danego zamówienia. Na przykład: „po otrzymaniu wpłaty wykonaj akcje, jednak tylko pod warunkiem, że zamówienie pochodzi z eBay, jednym z produktów jest iPhone i adres dostawy znajduje się w Niemczech”. Warunków do wyboru jest kilkadziesiąt, co daje niemal nieograniczone możliwości w kreowaniu własnych automatycznych akcji.

Akcje

System może samodzielnie zmieniać status zamówienia, wysyłać klientom wiadomości e-mail i SMS, nadawać paczki u wybranego przewoźnika, czy też drukować dokumenty na wybranych przez Ciebie drukarkach (fakturę, paragon, etykietę nadawczą, czy inne, własne wydruki). Może też zrobić wszystkie te rzeczy na raz 🙂 To są właśnie akcje.

 

 

  • Możliwe jest wykonanie dowolnej ilości akcji dla jednego zdarzenia.
  • Dla każdego zdarzenia możesz stworzyć także całkiem osobne akcje, różniące się warunkami (patrz – przykład 14 i 15 w tabeli przykładów).
  • Historia automatycznych akcji, a także podgląd na żywo z aktualnie wykonywanych akcji dostępne są na karcie zamówienia.

Zdarzenia własne

Oprócz domyślnych zdarzeń, określonych w systemie (takich jak pobranie zamówienia, zmiana statusu, nadanie paczki itd.), masz możliwość skonfigurowania własnych zdarzeń wykonywanych ręcznie, które będą automatycznie wywoływały określone przez ciebie akcje.

 

Zdarzeniami własnymi może być:

  • Kliknięcie stworzonego samodzielnie przycisku – samodzielnie konfigurujesz ikonę, nazwę i kolor przycisku. Twoje przyciski pojawią się na karcie zamówienia oraz na liście zamówień pod przyciskiem „Akcje”. Kliknięcie przycisku wywoła akcje, które skonfigurowałeś dla niego w dziale „Automatyczne akcje”.
  • Wybranie własnego skrótu klawiszowego – samodzielnie konfigurujesz jaki zestaw klawiszy ma wywołać akcje (np. „alt+p”). Wybranie na klawiaturze tego zestawu klawiszy podczas przebywania na karcie zamówienia wywoła akcje, które skonfigurowałeś dla niego w dziale „Automatyczne akcje”. Wybranie zestawu klawiszy podczas przebywania na liście zamówień, wykona akcje dla zaznaczonych w danym momencie zamówień.
  • Zeskanowanie kodu kreskowego. W przypadku zeskanowania kodu z poziomu listy zamówień, akcje zostaną wykonane dla wszystkich zaznaczonych w danym momencie zamówień. W przypadku zeskanowania kodu podczas przebywania na karcie zamówienia – akcja wykona się tylko dla tego zamówienia.

konfiguracja własnego zdarzenia

Własne przyciski, skróty i kody możesz skonfigurować w zakładce „Zdarzenia własne” w Dziale Manager zamówień → Automatyczne akcje. Po stworzeniu własnych zdarzeń wróć do zakładki „Automatyczne akcje”. Twoje własne zdarzenia pojawią się na liście możliwych do wyboru zdarzeń. Dodaj akcje, jakie mają wykonać się po wybraniu przez Ciebie zdarzenia.

 

  • Twoje przyciski widoczne będą na karcie zamówienia oraz na liście zamówień pod przyciskiem „Akcje”.
  • Skróty klawiszowe oraz skan kodu kreskowego możesz wykonać zarówno z poziomu listy zamówień, jaki i karty zamówienia. W przypadku wykonania ich z poziomu listy zamówień, akcje zostaną wykonane dla wszystkich zaznaczonych w danym momencie zamówień. W przypadku zeskanowania kodu/wybrania skrótu klawiszowego podczas przebywania na karcie zamówienia – akcja wykona się tylko dla tego zamówienia.


Grupy akcji

By zachować ład w swoich automatycznych akcjach, możesz podzielić je na grupy. Dodaj własne grupy w zakładce „Grupy akcji”, by podczas tworzenia/edycji akcji móc wybrać do której grupy ma należeć dana akcja. Zdefiniowanie grup znacznie ułatwia zarządzanie swoimi automatycznymi akcjami – szczególnie w przypadku większej ilości dodanych akcji. Pozwalają one zarówno na filtrowanie jak i sortowanie zdefiniowanych akcji podczas ich wyświetlania.



Jak stworzyć automatyczną akcję?

 

  1. Wybierz zdarzenie.
  2. Dodaj warunki (opcjonalnie).
  3. Wybierz akcje.
  4. Gotowe!

automatyczne akcje

  • Dodaną automatyczną akcję możesz obejrzeć w formie graficznej, klikając przycisk „Wizualizacja” po prawej stronie automatycznej akcji.
  • Jeśli jedna z dodanych akcji jest jednocześnie zdarzeniem, wywołującym inne, dodane wcześniej akcje – kolejne akcje pojawią się także na wykresie.

automatyczne akcje - wizualizacjsJak stworzyć własne zdarzenie?

  1. Dodaj własne zdarzenie w dziale Manager zamówień → Automatyczne akcje → Zdarzenia własne. 
  2. Wróć do działu Manager zamówień → Automatyczne akcje. Twoje zdarzenia widnieją teraz na samym końcu listy zdarzeń podczas tworzenia akcji. Dalej postępuj tak samo jak w przypadku zwykłych zdarzeń, czyli dodaj warunki oraz wybierz akcje.
  3. Gotowe! Jeśli stworzyłeś własny przycisk, możesz zobaczyć go na karcie zamówienia oraz na liście zamówień pod przyciskiem „Akcje”.

konfiguracja własnego zdarzenia


Przykłady automatycznych akcji

ZDARZENIE AKCJE
1) Pobrano zamówienie

Warunki:

  • Źródło: dowolny sklep
  • Ustaw status: „Nowe – sklep”
  • Wyślij e-mail: „Dziękujemy za zakup” z konta email: zamowienia@mojsklep.pl
  • Wyślij SMS: „Dziękujemy za zakup”
2) Pobrano formularz opcji dostawy (FOD)

Warunki:

  • Źródło: dowolne konto eBay
  • Kraj kupującego: Niemcy
  • Wyślij e-mail: „Vielen Dank” z konta e-mail: buro@meinshop.de
  • Ustaw status: „Nowe – eBay”
3) Zamówienie zostało opłacone

Warunki:

  • Sposób przesyłki: Allegro Paczkomaty InPost, Paczkomaty 24/7
  • Wystaw paragon
  • Stwórz przesyłkę: Paczkomaty
  • Wyślij e-mail: „Pakowanie (+ link do śledzenia)”
  • Wyślij SMS: „Pakowanie”
  • Ustaw status: „Do spakowania”
  • Wydrukuj dokumenty: paragon, karta zamówienia, kupon rabatowy, etykieta nadawcza
4) Pobrano zamówienie

Warunki:

  • Sposób przesyłki: przesyłka kurierska
  • Pobranie: TAK
  • Wystaw fakturę
  • Stwórz przesyłkę: DPD
  • Wyślij e-mail: „Pakowanie (+faktura i link do śledzenia)”
  • Wyślij SMS: „Pakowanie”
  • Ustaw status: „Pobranie – do spakowania”
  • Wydrukuj dokumenty: Faktura[PDF], Karta zamówienia, Kupon rabatowy, Etykieta
Zamówienie jest w statusie przez określoną ilość dni

Warunki:

  • Status: „Nowe – sklep”, „Nowe – allegro”
  • Ilość dni: 3
  • Wyślij e-mail: „Czekamy na wpłatę”
  • Wyślij SMS: „Czekamy na wpłatę”
  • Ustaw status: „Nieopłacone”
 5) Zmieniono status przesyłki u kuriera

Warunki:

  • Status u kuriera: dostarczono
  • Wyślij e-mail: „Prosimy o ocenę zakupu”
  • Ustaw status: „Dostarczone”
6) Zamówienie jest w statusie przez określoną ilość dni

Warunki:

  • Status: „Dostarczono”
  • Ilość dni: 60
  • Wyślij e-mail: „Rabat na następne zakupy”
 7) Usunięto zamówienie
  • Wyślij e-mail: „Usunięto zamówienie!” na adres szef@mojsklep.pl
8) Pobrano formularz opcji dostawy (FOD)

Warunki:

  • NIP klienta: 1111111, 12345678, 12345678 lub 98766543
  • Ustaw status: „WAŻNY KLIENT”
 9) Wiadomość od klienta w formularzu
  • Wyślij e-mail „Smażę ciałko w Egipcie – odpowiem po powrocie”
10) Zamówienie trafiło do statusu

Warunki:

  • Status: Nowe – allegro
  • Zamówienie zawiera produkt z nazwą: iPhone
  • Wyślij e-mail „Zamówienie” na adres: zamowienia@hurtownia.pl
 11) Wystawiono fakturę

Warunki:

  • Seria faktury: domyślna
  • Drukuj dokument: „Faktura[PDF]” na drukarce: „Canon”
12) Zamówienie jest w statusie przez określoną ilość dni

Warunki:

  • Status: „Nowe – sklep”, „Nowe – allegro”, „Nowe – eBay”
  • Ilość dni: 3
  • Zamówienie zawiera produkt z nazwą: Xiaomi
  • Wyślij e-mail „Opóźnienie – oczekujemy na dostawę”
  • Ustaw status: „Oczekuje na dostawę”
13) Przycisk – paczka

Warunki:

  • Sposób przesyłki: przesyłka kurierska
  • Stwórz przesyłkę: DPD
  • Wydrukuj dokumenty: „Najnowsza etykieta „na drukarce „Zebra”
14) Przycisk – paczka

Warunki:

  • Sposób przesyłki: Allegro Paczkomaty InPost, Paczkomaty 24/7
  • Stwórz przesyłkę: Paczkomaty
  • Wydrukuj dokumenty: „Najnowsza etykieta „na drukarce „Zebra”