Manager zamówień

Faktury

Faktury

W systemie obsługiwane są trzy podstawowe typy faktur: faktura standardowa, korygująca, proforma.

 

  • System umożliwia tworzenie faktur masowo, z poziomu listy zamówień, jak i pojedynczo, z poziomu karty zamówienia.
  • Po wystawieniu możesz wysłać do klienta e-mail z linkiem do faktury lub z fakturą w załączniku.
  • Faktury mogą być przekazywane do systemów księgowości online, jeśli z nich korzystasz.
  • W systemie dostępne są domyślne szablony faktur, ale możesz także stworzyć swoje własne, indywidualne szablony faktur.
  • Domyślne szablony faktur umożliwiają automatyczny wybór języka faktury (polski/angielski/niemiecki), zgodnie z krajem kupującego. Inną możliwością jest wystawianie faktur tłumaczonych, w dwóch językach – głównym i dodatkowym, czy też stworzenie całkowicie osobnych szablonów i serii numeracji dla każdego języka faktury.
  • Możesz utworzyć wiele oddzielnych serii numeracji dla każdego typu faktury. Każda seria numeracji posiada własne ustawienia.

Konfiguracja

Zanim zaczniesz wystawiać faktury, skonfiguruj domyślne ustawienia w dziale: Manager zamówień → Faktury → Ustawienia.

 

serie numeracji faktur

Własne serie numeracji faktur
  • Możesz utworzyć wiele oddzielnych serii numeracji dla każdego typu faktury (zwykła faktura, faktura korygująca, faktura proforma, faktura ze sklepu, faktura z allegro i tak dalej).
  • Każda numeracja posiada swoje oddzielne ustawienia, dzięki czemu możesz tworzyć zupełnie różne wzory faktur każdego rodzaju.

Serie numeracji mają wiele zastosowań. Możesz stworzyć np. osobną numerację dla różnych typów faktur, osobną numerację dla zamówień z różnych źródeł (np. Allegro/Bay/sklep), różną numerację dla faktur polskich i zagranicznych, dla faktur w różnych językach, czy nawet osobne numeracje faktur, jeśli z poziomu jednego konta BL sprzedajesz z kilku różnych firm.

Ustawienia serii numeracji faktur
  • W edycji serii numeracji określ format numeracji, dane sprzedawcy, stawkę VAT, sposób płatności, język itd.
  • Wybierz szablon dla swojej faktury – możesz skorzystać z domyślnego szablonu lub dodać własny w dziale Manager zamówień →  Wydruki i eksporty.
  • Nie zapomnij podać danych sprzedawcy w polu „Sprzedawca”. Pamiętaj, że ustawienia w dziale Konto/inne Moje konto Dane do faktury dotyczą wyłącznie faktur, które otrzymujesz od nas. Dane, które mają widnieć na twoich fakturach, konfigurujesz w ustawieniach serii numeracji faktur.

W polu „Informacje” możesz umieścić dodatkowe informacje, jak np. numer konta do dokonania wpłaty, czy uwagi kupującego lub sprzedawcy.

 

W polu „Nagłówek” możesz umieścić własne logo – użyj tagu HTML z linkiem do swojego logo.


Własny szablon faktury – faktura alternatywna

Jeśli nie odpowiada Ci domyślny szablon faktury, możesz stworzyć swój własny w dziale Manager zamówień → Wydruki i eksporty. Najprościej będzie, jeśli jako bazę wykorzystasz umieszczony tam przez nas szablon – „Faktura alternatywna”. 

Jak stworzyć własny szablon faktury?
  • Zasubskrybuj wydruk „Faktura alternatywna” w dziale Manager zamówień → Wydruki i eksporty.
  • Zduplikuj wydruk „Faktura alternatywna”.
  • Edytuj szablon faktury wedle własnych potrzeb.
  • Ustaw swój nowy szablon jako domyślny w oknie ustawień faktur (Manager zamówień → Faktury → Ustawienia → Edytuj → Szablon wydruku).
Ograniczenia własnego szablonu faktury
  • Może być tylko w jednym języku (jeśli wystawiasz faktury w wielu językach, konieczne będzie dodanie do systemu własnych szablonów faktur w każdym języku – faktura nie będzie automatycznie tłumaczona, tak jak w przypadku faktury domyślnej).
  • Nie pokazuje przewalutowań oraz kwoty pisanej słownie.
  • Nie wyświetla się tabela z poszczególnymi stawkami vat, tylko łączna wartość vat.
  • Nie ma możliwości stworzenia własnego szablonu dla faktury korygującej.

Przekazywanie faktur do systemów księgowości online

BaseLinker zintegrowany jest z wieloma systemami księgowości online (m.in. fakturownia, wFirma, ifirma, Firmao, inFakt). Integracje umożliwiają przekazywanie wystawionych w BaseLinkerze faktur do Twojego systemu księgowości online.

  • Jeśli korzystasz z systemu księgowości internetowej, uruchom wybraną wtyczkę w dziale Moduły i wtyczki.
  • Podłącz konto zgodnie z instrukcjami w ustawieniach wtyczki.
  • Określ, jak ma wyglądać numeracja faktur (zgodnie z numeracją BaseLinkera czy z numeracją w Twoim systemie księgowości online).
  • Określ, czy system ma przekazywać faktury do serwisu fakturownia.pl od razu w momencie utworzenia, czy wolisz przekazywać faktury zbiorczo w momencie ręcznego uruchomienia eksportu.
  • Określ, czy chcesz wysyłać klientom fakturę BaseLinkera, czy fakturę Twojego systemu księgowości online.
  • Uzupełnij pozostałe ustawienia, w zależności od systemu z którego korzystasz.

Jeśli chcesz, by pod tagiem [link_faktura_pdf], wysyłanym mailowo klientom wyświetlała się faktura z Twojego systemu księgowości online zamiast faktura BL, zmień ustawienia wtyczki w dziale Moduły i wtyczki.


FAQ

Czy mogę wysyłać mailem fakturę proforma?

Tak, postępuj tak samo jak w przypadku zwykłej faktury. Faktury możesz wysyłać w wiadomości na dwa sposoby:

  • jako link – wystarczy w szablonie e-mail użyć tagu [link_faktura_pdf], by w wiadomości wyświetli się adres www do faktury. Jeśli chcesz, by był to odnośnik z tekstem, użyj:
    <a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury</a>
  • jako załącznik – skonfiguruj ustawienia załącznika na dole strony w oknie edycji szablonu e-mail.

Gdzie mogę dodać na fakturze swój numer konta?

Użyj do tego pola „Informacje” w ustawieniach faktury (Manager zamówień → Faktury → Ustawienia).

Jak zacząć wystawiać faktury od konkretnego numeru?

Wystarczy wystawić pierwszą fakturę, a następnie edytować jej numer na kolejny numer swojej numeracji. Następne faktury automatycznie będą miały kolejny numer.

Czy mogę wysyłać klientom mailem fakturę IFIRMA/wFirma/inFakt/Firmao, a nie fakturę BaseLinkera?

Tak, zmień ustawienia swojego programu księgowości online w dziale „Moduły i wtyczki” (pole „Wyświetlaj klientowi fakturę IFIRMA/wFirma/inFakt/Firmao zamiast faktury BaseLinker”).

Czy mogę dodać logo do faktury?

Tak. W dziale Manager zamówień → Faktury → Ustawienia wejdź w edycję faktury. W polu „Nagłówek” umieść adres www do Twojego logo.

Czy mogę całkowicie usunąć fakturę z systemu?

Tak, wystarczy kliknąć X dwa razy.

Jak wystawić fakturę, na której widnieje zarówno nabywca, jak i odbiorca?

Stwórz nową serię numeracji faktur i skorzystaj z naszego szablonu faktury „Faktura nabywca i odbiorca”. Krok po kroku:

  1. Zasubskrybuj wydruk „Faktura nabywca i odbiorca” w dziale Manager zamówień → Wydruki i eksporty.
  2. Stwórz nową serię numeracji w dziale Manager zamówień → Faktury → Ustawienia.
  3. Ustaw zasubskrybowany wydruk jako domyślny szablon dla nowej serii numeracji (Manager zamówień →  Faktury → Ustawienia → Edytuj → Szablon wydruku).

Jak automatycznie wysyłać faktury mailem?

Faktury możesz wysyłać w wiadomości na dwa sposoby

  • jako link – wystarczy w szablonie e-mail użyć tagu [link_faktura_pdf], by w wiadomości wyświetli się adres www do faktury. Jeśli chcesz, by był to odnośnik z tekstem, użyj:
    <a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury</a>
  • jako załącznik – skonfiguruj ustawienia załącznika na dole strony w oknie edycji szablonu e-mail.