Manager zamówień

Import przelewów i pobrań

Istnieją trzy główne sposoby płatności za zamówione produkty – płatność online, przelew tradycyjny oraz płatność za pobraniem. Płatność on-line jest księgowana automatycznie, takie zamówienie zostaje oznaczone jako opłacone, a informacja ta jest następnie pobierana do systemu BaseLinker. Natomiast jeżeli klient wybrał płatność przelewem tradycyjnym lub za pobraniem – sprzedawca musi wykonać szereg dodatkowych czynności, aby poprawnie taką wpłatę zaksięgować.

 

BaseLinker wspiera proces księgowania tego typu płatności. W dziale Manager zamówień  → Import przelewów sprzedawca może zaimportować do systemu dwa rodzaje plików:

  • dostarczony przez bank plik zawierający listę przelewów bezpośrednio od klientów (przelew tradycyjny) bądź przelewów z Poczty Polskiej (pobranie)
  • dostarczony przez przewoźnika plik zawierający listę pobrań

Na tej podstawie system może automatycznie oznaczyć zamówienia jako opłacone w panelu BaseLinker

Takie rozwiązanie zawiera szereg korzyści, m.in.:

  • Oszczędność czasu. Ręczne księgowanie przelewów może być wyjątkowo czasochłonne. Niektórzy sprzedawcy są zmuszeni analizować każdą wpłatę na konto osobno i dopasowywać ją do konkretnego zamówienia w systemie, a wraz ze wzrostem obrotów – tworzyć odrębne konta i przydzielać do ich obsługi nowych pracowników.
  • Dodatkowa kontrola rzeczywistych wpłat na konto. Import przelewów i pobrań ułatwia wyłapanie ewentualnych błędów po stronie przewoźnika.

Aby system poprawnie oznaczył dane zamówienia jako opłacone, muszą zostać spełnione następujące warunki:

  • W tytule przelewu musi znaleźć się numer zamówienia z systemu BaseLinker lub numer zamówienia ze sklepu (zawierający minimum 4 znaki). W tym celu należy:
    • W przypadku przelewu tradycyjnego – poinformować klienta, o konieczności umieszczenia w tytule przelewu numeru zamówienia.
    • W przypadku pobrania – odpowiednio skonfigurować wtyczkę przewoźnika, tak aby numer ten był automatycznie dodawany do listu przewozowego.
  • Plik musi zostać zaimportowany w formacie CSV.

 

I. Import przelewów 

Jeżeli klient zdecydował się opłacić zamówienie przelewem tradycyjnym, musi w tytule tego przelewu podać numer zamówienia. W związku z tym warto stworzyć automatyczną akcję wysyłającą do klienta wiadomość e-mail z informacją, jaki numer zamówienia należy podać w tytule przelewu. Dzięki temu numer zamówienia znajdzie się również w pliku zawierającym listę przelewów i po zaimportowaniu tego pliku pozwoli na automatyczne oznaczenie zamówienia jako opłacone.

 

Aby dokonać importu, przejdź do działu Manager zamówień  → Import przelewów.

 

Następnie wykonaj następujące kroki:

    • Wybierz bank lub przewoźnika, od którego pochodzi wczytywany plik. Jeżeli na liście nie znajdujesz swojego banku, dodaj zgłoszenie z przykładowym plikiem w dziale „Pomoc i kontakt” w Panelu Sprzedawcy. Na jego podstawie umożliwimy import przelewów z danego banku.
    • Zaimportuj plik. Upewnij się, że plik zapisany jest w formacie CSV.
    • W przypadku poprawnego importu, system BaseLinker automatycznie zmieni status płatności dla wybranych zamówień na „Opłacone”.
      • Gdy import przelewów poprawnie wykryje wpłatę dla zamówienia, to płatność dla tego zamówienia zostanie ustawiona w systemie zgodnie z odczytaną wartością.
      • Jeżeli zamówienie zostanie oznaczone jako zapłacone, to ponowne wczytanie wpłaty, nawet z innego banku, nic nie zmieni.
      • Jeśli kwota się nie zgadza, informacja o tym wyświetli się przy imporcie przelewów.  Przy niezgodnej wpłacie, zamówienia trzeba będzie oznaczyć jako zapłacone samodzielnie.
      • Zamówienia znajdujące się w archiwum nie zostaną rozpoznane podczas importu przelewów.

 

II. Import pobrań

W przypadku płatności za pobraniem numer zamówienia musi zostać umieszczony na liście przewozowym. W tym celu należy odpowiednio skonfigurować wybraną wtyczkę kurierską.

 

Ustawienia wtyczki różnią się w zależności od przewoźnika. Numer zamówienia może być przekazywany w polu „numer referencyjny”, „numer MPK”, „uwagi do paczki” itp. Dla przykładu, numer zamówienia na etykiecie kuriera InPost można ustawić w ustawieniach integracji z InPost, w sekcji Ustawienia domyślne przesyłki i wydruków  → Opis zawartości  → ID zamówienia.

 

Wyjątkiem są tu przesyłki Poczty Polskiej. Poczta Polska każde pobranie przesyła osobnym przelewem na konto, w tytule podając numer nadania przesyłki. W związku z tym należy zaimportować plik z banku, do którego te przelewy są przesyłane. W odróżnieniu od innych przewoźników, w przypadku Poczty Polskiej opłacone zamówienia zostaną rozpoznane również po numerze nadania.

III. Format pliku

Aby plik został poprawnie odczytany muszą zostać spełnione następujące warunki:

  1. Plik musi zawierać numer ID zamówienia z systemu BaseLinker lub ze sklepu. Numer aukcji czy nick allegro nie będzie rozpoznawany, ponieważ nie opisuje jednoznacznie zamówienia. Np. jeden klient może złożyć kilka zamówień.
  2. Numer zamówienia ze sklepu musi mieć co najmniej 4 znaki. Dzięki temu założeniu system może zignorować przypadkowe liczby w tytułach, które nie są numerami zamówień. Czasem może być niezbędna zmiana numeracji zamówień w sklepie, np. dodanie do każdego numeru 1000. W takim wypadku numer np. 340 zostanie zastąpiony przez numer 1340, który powinien już zostać poprawnie zidentyfikowany przez system.
  3. Przy imporcie przelewów obsługiwany jest  format CSV. Jeżeli plik został dostarczony w formacie XLS, można go samodzielnie przekonwertować do formatu CSV. W tym celu należy otworzyć taki plik w MS Excel, a następnie wybrać „zapisz jako” i zapisać w formacie CSV (z przecinkami – comma delimited). Poza tym plik powinien zostać w takim formacie, jaki otrzymano od kuriera.

 

Importowany plik musi mieć odpowiedni format, a numer zamówienia oraz kwota musi znajdować się w odpowiedniej kolumnie. Dlatego też w przypadku zmian w pliku dostarczanym przez bank lub przewoźnika, należy dodać odpowiednie zgłoszenie w dziale „Pomoc i kontakt” w Panelu Sprzedawcy. Wówczas wprowadzimy modyfikacje również po stronie naszego systemu.

 

 

Nie ma możliwości cofnięcia operacji importu przelewów, dlatego zalecamy przy pierwszym imporcie wykorzystać okrojony plik zawierający tylko kilka rekordów. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy plik w danym formacie poprawnie oznaczy wybrane zamówienia jako opłacone.