PIERWSZE KROKI

Konfiguracja BaseLinkera

Zanim zaczniesz korzystać z systemu, dostosuj go do swoich oczekiwań i specyfiki swojego biznesu. Już podczas konfiguracji poznasz większość możliwości systemu i nauczysz się jego obsługi. Dobrze skonfigurowany system będzie wykonywał sporą część Twojej pracy 🙂

 

Poniżej znajduje się przykładowy schemat kolejności pełnej konfiguracji systemu. Poszczególne kroki mogą zostać pominięte, jeśli nie korzystasz z danych funkcji. Kolejność konfiguracji także nie ma większego znaczenia. Schemat ten pomoże Ci poruszać się po poszczególnych wpisach Pomocy BaseLinkera.

 

I. Integracje sklepów oraz kont marketplace 

Podłącz konta marketplace oraz  swój sklep internetowy (opcjonalnie).

 

Rodzaj konta Dodatkowe informacje Instrukcje
Marketplace Ponad 10 integracji z platformami typu marketplace Podłączenie konta Allegro

Podłączenie konta eBay

Podłączenie konta Amazon

Rodzaje integracji z Ceneo | Podłączenie konta Ceneo  

Podłączenie konta Arena

Podłączenie pozostałych kont

Sklep internetowy Ponad 30 platform sklepów internetowych Podłączanie sklepu internetowego 

 

Po podłączeniu sklepu Twoje produkty będą od razu widoczne w dziale Allegro/eBay/Amazon/pozostałe moduły marketplace → Wystawianie.

 

Po podłączeniu kont zamówienia nie zaczną od razu spływać do BaseLinkera – pobieranie zamówień należy uruchomić. Zalecamy jednak ukończyć konfigurację przed uruchomieniem pobierania zamówień.

 

Do systemu BaseLinker można podłączyć dowolną liczbę sklepów internetowych oraz  dowolną liczbę kont marketplace. Liczba integracji nie ma wpływu na wysokość abonamentu 🙂 

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

II. Manager zamówień

1. Podstawowe funkcje systemu

1. Integracje kurierskie.

 

Podłącz i odpowiednio skonfiguruj konto kuriera lub brokera. BaseLinker ma w swojej ofercie ponad 30 integracji kurierskich! Do systemu możesz podłączyć dowolną liczbę modułów, nie ma to wpływu na wysokość abonamentu.

 

Od teraz wszystkie paczki możesz nadawać w jednym miejscu: pojedynczo lub masowo dla wielu zamówień jednocześnie, a nawet bez Twojego udziału – wykorzystując do tego akcje automatyczne. Odpowiednio skonfigurowany moduł pozwoli Ci również na oznaczenie zamówień pobraniowych jako opłacone (na podstawie pliku dostarczonego przez przewoźnika).

 

Pamiętaj, aby po zakończeniu konfiguracji włączyć automatyczne przekazywanie numeru nadania na platformę marketplace!

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

2. Dokumenty sprzedażowe.

 

Skonfiguruj domyślne ustawienia dokumentów sprzedażowych. W systemie możesz stworzyć odrębne serie numeracji, a także własne szablony faktur. Faktury możesz wystawiać pojedynczo dla każdego zamówienia lub masowo dla wielu zamówień jednocześnie, a nawet bez Twojego udziału – wykorzystując do tego akcje automatyczne!

 

Ponadto BaseLinker zintegrowany jest z wieloma systemami księgowości online (Fakturownia, wFirma, iFirma, Firmao, inFakt). Integracje umożliwiają między innymi przekazywanie wystawionych w BaseLinkerze faktur do Twojego systemu księgowości online. Faktury te możesz później wysyłać do klientów zamiast faktur BaseLinker.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

3. Wydruki i eksporty.

 

Wybierz lub stwórz własne wydruki i eksporty.  Dla dowolnie odfiltrowanych zamówień można generować wydruki i eksporty na podstawie domyślnych lub własnych szablonów.

 

W ramach abonamentu w systemie dostępnych jest bardzo wiele wydruków i eksportów zamówień, takich jak lista wysyłkowa, karta zamówienia,  raport sprzedaży itd. Na przykład domyślnie dostępnym szablonem grupującym produkty z zamówień jest „Spis produktów”.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

4. Drukowanie dokumentów.

 

Podłącz moduł Google Cloud Print lub PrintNode (opcjonalnie). Dokumenty wygenerowane w systemie BaseLinker możesz zapisać na pulpicie i wydrukować na podłączonej do komputera drukarce. Ponadto BaseLinker pozwala również na drukowanie dokumentów jednym kliknięciem poprzez integrację z Google Cloud Print lub PrintNode. Natomiast integracja Paragony – drukarka fiskalna umożliwia drukowanie paragonów fiskalnych.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

2. Komunikacja

1. Wysyłanie wiadomości e-mail oraz SMS.

 

Podłącz własną skrzynkę e-mail oraz stwórz własne szablony e-mail. Możesz również podłączyć moduł SMSApi lub SerwerSMS. System BaseLinker pozwala na wysyłanie do klientów wiadomości e-mail oraz SMS bezpośrednio z poziomu panelu. Możesz również wysyłać wiadomości ukryte (przeznaczone tylko dla sprzedawcy).

 

Wiadomości możesz wysyłać pojedynczo dla każdego zamówienia z poziomu karty zamówienia, masowo z poziomu listy zamówień lub przy wykorzystaniu automatycznych akcji.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

2. Strona informacyjna o zamówieniu

 

Skonfiguruj stronę informacyjną o zamówieniu. Każde zamówienie, znajdujące się w managerze zamówień posiada własną, unikalną stronę informacyjną. Link do tej strony można odnaleźć na karcie każdego zamówienia.

 

Strona informacyjna może być wyświetlona przez kupującego i zawiera podstawowe informacje o zamówieniu, takie jak np. spis produktów, adres dostawy, obecny status zamówienia, informacje o nadaniu paczki. Sprzedawca może się komunikować z kupującym za pośrednictwem formularza dostępnego na tej właśnie stronie. Opcjonalnie stronę informacyjną możesz osadzić na włanej domenie.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

3. Obsługa wiadomości od klientów

 

Podłącz moduł Thunderbird (opcjonalnie). Do obsługi  e-maili od klientów możesz wykorzystać aplikację Thunderbird. Jest to wiodący wieloplatformowy klient poczty i kalendarza open source, bezpłatny do użytku firmowego i osobistego. Aplikacja ta stanowi alternatywę dla MS Outlook.

 

Moduł Thunderbird umożliwia szybkie przekierowanie z wiadomości w Thunderbirdzie do zamówienia w BaseLinkerze.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

4. Slack

 

Podłącz moduł Slack (opcjonalnie). Slack to rozbudowany komunikator internetowy przeznaczony głównie dla małych lub średnich przedsiębiorstw, choć korzystają z niego również tacy giganci jak eBay czy Amazon. Aplikacja ta pozwala na usprawnienie komunikacji w grupie i stanowi alternatywę dla wiadomości e-mail.

 

Po włączeniu i konfiguracji wtyczki podstawowa lista akcji automatycznych zostanie rozszerzona o dodatkową pozycję „Wyślij wiadomość Slack”. Akcja ta może być pomocna np. w przypadku przesyłania informacji o nowym zamówieniu do zespołu. W takim wypadku należy jedynie wybrać odpowiedni kanał Slack, na jaki wiadomość ma zostać przesłana oraz określić jej nadawcę i treść. Podczas konfiguracji wiadomości Slack dozwolne jest używanie tagów dostępnych w szablonach email/sms.

 

3. Automatyzacja

1. Statusy zamówień

 

Stwórz własne statusy zamówień. Statusy zamówień to foldery, do których trafiają Twoje poszczególne zamówienia. Pozwalają one zachować ład i porządek w zamówieniach. Statusy mogą odpowiadać np. rodzajom wysyłek, rodzajom płatności, czy też mogą mówić o postępie w realizacji zamówienia. Ich zadaniem jest ułatwienie Twojej pracy oraz informowanie kupującego na bieżąco o postępach w obsłudze jego zamówienia. Możesz również tworzyć grupy statusów.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

 

2. Akcje automatyczne

 

Stwórz własne akcje automatyczne. Akcje automatyczne są sercem całego modułu Manager Zamówień. Ich konstrukcja opiera się na zasadzie: Jeżeli wystąpi zdarzenie A, pod warunkiem B, to wykonaj akcję C.

 

Na przykład:

Jeżeli nastąpi zdarzenie „Zamówienie zostało opłacone” i spełniony zostanie warunek „Klient chce fakturę: Tak” to wykonaj akcje: „Zmień status zamówienia na [Do wysyłki]” i „Wystaw fakturę”.

 

Przy odpowiedniej konfiguracji systemu wykonasz jeszcze więcej pracy w jeszcze krótszym okresie czasu i z mniejszą liczbą pomyłek. Zamiast wysyłać maile, zmieniać statusy, wystawiać paragony i faktury, generować etykiety, czy drukować dokumenty na drukarkach, będziesz mógł zająć się czymś innym 🙂

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

3. System kodów kreskowych

 

Skonfiguruj system kodów kresowych (opcjonalnie). Wspieramy Cię również w procesie pakowania paczek. Wdrożenie systemu kodów kreskowych oraz wykorzystanie czytnika umożliwia znaczące skrócenie czasu realizacji zamówienia, a dodatkowo ogranicza ryzyko błędu przy wykonywaniu rutynowych czynności.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

4. Profile pracowników

 

Stwórz profile pracowników (opcjonalnie). Każdy pracownik może logować się na swoje konto w systemie BaseLinker (nie musisz udostępniać nikomu hasła administratora). Ponadto możesz określić, do których elementów w systemie BaseLinker mogą mieć dostęp pracownicy (np. tylko do zamówień w określonych statusach).

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

4. Obsługa zamówień

1. Pobieranie i przekazywanie zamówień

 

Jeżeli podłączyłeś już wszystkie konta marketplace i sklepy internetowe oraz odpowiednio skonfigurowałeś moduł Manager Zamówień, to możesz na tym etapie włączyć pobieranie zamówień do systemu BaseLinker.

 

Dalej pozostaje już tylko zaczekać na pierwsze zamówienia od Twoich klientów 🙂

 

Natomiast jeżeli zależy Ci na synchronizacji stanów magazynowych to przeczytaj koniecznie sekcję Magazyn. Jeżeli chcesz przekazywać zamówienia do swojego sklepu, zapoznaj się z sekcją Sklepy internetowe. Jeżeli chcesz wystawiać oferty na swoich kontach marketplace wykorzystując do tego BaseLinker, przeczytaj sekcję Marketplace.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

2. Obsługa zamówień

 

Szczegóły dotyczące każdego pobranego zamówienia znajdują się na Karcie zamówienia. Zamówieniami możesz też zarządzać z poziomu Listy zamówień. Podstawowy widok listy możesz zmodyfikować dodając do niej kolumny z dodatkowymi informacjami.

 

 

3. Statystyki 

 

Dział Manager zamówień → Statystyki umożliwia przeglądanie ciekawych statystyk własnej sprzedaży. Analizie mogą podlegać wszystkie zamówienia, które znajdują na Twoim koncie BaseLinker, łącznie z archiwum.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

III. Magazyn

Aby wystawiać oferty na platformach marketplace, niezbędne jest stworzenie magazynu, w którym przechowywane będą informacje o produktach. BaseLinker umożliwia również synchronizację stanów magazynowych oraz synchronizację ilości produktów na aukcjach.

 

1. Magazyn sklepu internetowego

 

Zalecamy, aby głównym magazynem był magazyn podłączonego sklepu internetowego.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

2. Magazyn BaseLinker

 

Magazyn produktów Baselinker przeznaczony jest dla sprzedawców nieposiadających zewnętrznej bazy produktów (np. sklepu internetowego).

 

Do magazynu BaseLinker można dodać produkty:

– ręcznie

– na podstawie importu aukcji/ofert z włączoną opcją tworzenia produktów na magazynie

– poprzez import  z dowolnego pliku CSV lub z innego pliku o zadanym formacie

 

Magazyn BaseLinkera jest prostym w budowie narzędziem, które umożliwia przede wszystkim stworzenie bazy produktów do wystawiania na Allegro i eBay oraz prowadzenie stanu magazynowego. Nie jest możliwa szczegółowa ewidencja towarów, przyjęć, wydań, zwrotów itp. W przyszłości planowana jest przebudowa całego działu, co umożliwi wprowadzenie wielu nowych funkcjonalności.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

3. Systemy ERP

 

BaseLinker można również zintegrować z wybranym programem typu ERP. Dostępne integracje pozwalają m.in. na automatyczne pobieranie produktów z magazynu systemu ERP do magazynu BaseLinker oraz na automatyczny eksport produktów z magazynu BaseLinker do  magazynu systemu ERP.  Przy czym w przypadku sprzedawców posiadających sklep internetowy zalecamy następujący schemat integracji  Program magazynowy →  Sklep internetowy →  BaseLinker → Marketplace.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

4. Systemy księgowości internetowej

 

Przy przekazywaniu dokumentów do programów księgowych Fakturownia.pl, Firmao.pl oraz wFirma.pl BaseLinker może przy pozycjach faktur przekazywać numer SKU, na podstawie którego dany program księgowy może zmieniać ilości w swoim magazynie. Natomiast nie jest to integracja dwukierunkowa.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

5. Synchronizacja stanów magazynowych

 

Aby zamówienie złożone na danej aukcji / w ofercie zmniejszyło stan magazynowy określonego produktu, aukcja musi być powiązana z tym produktem w dziale Zarządzanie aukcjami / ofertami.

 

 

IV. Sklepy internetowe

Podłączenie sklepu internetowego umożliwia:

 

  • wystawianie aukcji i ofert bezpośrednio z magazynu sklepu
  • synchronizację stanów i cen na aukcjach / w ofertach
  • pobieranie zamówień ze sklepu i ich obsługę w systemie BaseLinker
  • przekazywanie zamówień z platform marketplace i z innych sklepów do wybranego sklepu

Aktualnie nie ma możliwości dodawania produktów do sklepu z systemu BaseLinker ani przekazywania zamówień między dwoma sklepami.

 

 

V . Marketplace

1. Konfiguracja konta

Konfiguracja poszczególnych modułów marketplace przebiega w podobny sposób. Aby poprawnie wystawić ofertę wymagane jest podanie następujących informacji:

 

  • nazwa oraz opis produktu i zdjęcia – dane te można pobrać bezpośrednio z magazynu.
  • cennik wysyłek – cennik taki należy utworzyć bezpośrednio w systemie BaseLinker (Allegro, eBay, Amazon) lub na koncie marketplace (Arena, Ceneo, eMAG). Przy wystawianiu produktu cennik można wybrać ręcznie lub stworzyć powiązania – wówczas BaseLinker automatycznie przypisze cennik dla określonych produktów z magazynu, dla określonych kategorii produktów w magazynie lub dla całego konta, na którym wystawia się dany produkt.
  • kategoria marketplace – na formularzu wystawiania można ręcznie podać numer kategorii lub wybrać kategorię z listy (jeżeli została ona dodana do ulubionych kategorii w panelu BaseLinker). Można również stworzyć powiązania – wówczas BaseLinker automatycznie przypisze kategorię marketplace dla określonych produktów z magazynu, dla określonych kategorii produktów w magazynie lub dla całego konta, na którym wystawia się dany produkt.
  • parametry marketplace – BaseLinker umożliwia mapowanie parametrów zapisanych przy produkcie w magazynie na parametry wymagane przez daną platformę marketplace.
  • szablon oferty – szablon należy utworzyć bezpośrednio w systemie BaseLinker. Przy wystawianiu produktu szablon można wybrać ręcznie lub stworzyć powiązania – wówczas BaseLinker automatycznie przypisze szablon dla określonych produktów z magazynu, dla określonych kategorii produktów w magazynie lub dla całego konta, na którym wystawia się dany produkt. Ponadto produkty utworzone w magazynie BaseLinker na podstawie importu aukcji Allegro mogą mieć w swoim opisie zakodowany szablon w formacie Allegro. Opcja ta pozwala na łatwe „kopiowanie” wyglądu aukcji Allegro na platformy eBay oraz Arena.
  • dodatkowe informacje (np. jednostka, czas trwania, data rozpoczęcia aukcji / oferty, dodatkowe informacje o przesyłce i płatności, warunki reklamacji, informacje o gwarancji, warunki zwrotów, mnożnik ceny itp.) – informacje te można uzupełnić ręcznie na formularzu wystawiania lub skonfigurować domyślne ustawienia dla całego konta marketplace.

Szczegółowy proces konfiguracji zależy od wybranego modułu. Każdy moduł należy skonfigurować oddzielnie. Poniżej zamieszone są instrukcje dotyczące poszczególnych platform.

 

 

Marketplace Konfiguracja – instrukcje
Allegro 1. Cenniki wysyłek

2. Kategorie

3. Parametry

4. Szablony

5. Domyślne ustawienia aukcji 

6. Miniaturki – konfiguracja znaków wodnych

 

eBay 1. Cenniki wysyłek

2. Kategorie

3. Parametry

4. Szablony

5. Domyślne ustawienia aukcji 

6. Miniaturki – konfiguracja znaków wodnych

 

Amazon 1. Cenniki wysyłek

2. Kategorie

3. Parametry

4. Szablony

5. Domyślne ustawienia ofert

 

Ceneo Konfiguracja konta Ceneo
Arena Konfiguracja konta Arena
Pozostałe Pozostałe konfiguracje

 

2. Wystawianie ofert

Zanim zaczniesz wystawiać oferty upewnij się, że ukończyłeś konfigurację danego modułu marketplace. Ukończenie konfiguracji umożliwi Ci wystawianie ofert kilkoma kliknięciami 🙂

 

Marketplace Instrukcje
Allegro 1. Wystawianie aukcji – formularz 

2. Aukcje wielowariantowe Allegro

 

eBay 1. Wystawianie aukcji – formularz

2. Aukcje wielowariantowe eBay

 

Amazon Wystawianie ofert – formularz

 

Ceneo Wystawianie i zarządzanie ofertami Ceneo
Arena, eMAG Wystawianie i zarządzanie ofertami Arena

(moduł eMAG podobny jest do modułu Arena)

 

Wszystkie błędy (komunikaty), które pojawiają się w systemie podczas wystawiania lub aktualizacji aukcji pochodzą bezpośrednio z danej platformy marketplace.

 

 

3. Zarządzanie ofertami

W dziale Wybrany moduł marketplace   → Zarządzanie aukcjami / ofertami widoczne są wszystkie wystawione w systemie BaseLinker lub zaimportowane aukcje / oferty.

 

1. Powiązanie ofert z produktami z magazynu

 

Aktualizacja danych o produkcie na aukcji / w ofercie  zgodnie z danymi w magazynie (np. aktualizacja zdjęć, czy opisu produktu) możliwa jest jedynie w przypadku, gdy aukcja / oferta jest poprawnie powiązana z produktem w magazynie.

 

Powiązania takie tworzą się automatycznie dla aukcji i ofert wystawionych bezpośrednio w systemie. Zaimportowane aukcje i oferty należy dodatkowo powiązać z produktami z magazynu. Usunięcie produktu z magazynu spowoduje zerwanie powiązania. Natomiast w takiej sytuacji aukcja nie zostanie zakończona.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

2. Import i eksport ofert

 

Import umożliwia pobranie ofert wystawionych poza systemem BaseLinker, np. bezpośrednio przez Allegro, Amazon czy eBay. Na podstawie zaimportowanych aukcji możliwe jest również tworzenie nowych produktów w magazynie BaseLinker. Ważną kwestią jest powiązanie zaimportowanych aukcji i ofert z produktami z magazynu.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

3. Operacje

 

BaseLinker umożliwia modyfikację trwających aukcji i ofert. W dziale Wybrany moduł marketplace  →  Zarządzanie aukcjami / ofertami  można sprawdzić logi (historie) wykonanych operacji. Dostępne opcje różnią się w zależności od wybranego modułu marketplace.

 

 

4. Sprawdzanie cen konkurencji

 

W systemie dostępny jest moduł, który pozwala na śledzenie cen konkurencji na Allegro.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

4. Synchronizacja i automatyzacja

1. Synchronizacja

 

BaseLinker umożliwia synchronizację stanów magazynowych po złożeniu zamówienia oraz synchronizację ilości produktów na aukcji zgodnie z danym stanem magazynowym.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

2. Automatyzacja

 

BaseLinker pozwala nie tylko na automatyzację obsługi zamówień ale i na automatyzację procesu wystawiania aukcji dzięki:

 

  • opcji automatycznego zakończenia aukcji i ofert z zerowym stanem magazynowym lub zerową ceną przez moduł synchronizacji.
  • opcji automatycznego wznawiania zakończonych aukcji i i ofert (na przykład gdy zakończona została oferta wystawiona na dany okres lub w momencie uzupełnienia stanów magazynowych)

 

 

V. Pomoc i kontakt

BaseLinker nieustannie się rozwija. Regularnie pojawiają się nie tylko nowe integracje z zewnętrznymi systemami, ale i nowe funkcje oraz udogodnienia w samym panelu. O wszystkich nowościach informujemy na bieżąco na naszym blogu https://baselinker.blogspot.com.

 

Mimo to ( a może raczej – właśnie dlatego) wciąż usilnie pracujemy nad tym, aby BaseLinker pozostał programem maksymalnie intuicyjnym w obsłudze. Dlatego w panelu znajdziesz wiele dodatkowych instrukcji i objaśnień. Wyświetlane są one w górnej części danej zakładki lub po najechaniu kursorem na wybrany przycisk.

 

 

 

Ponadto nasza baza wiedzy http://pomoc.baselinker.com/  zawiera wyszukiwarkę – dzięki temu w łatwy sposób możesz znaleźć odpowiedzi na pytania wśród naszych artykułów lub najczęściej zadawanych pytań (FAQ).

 

 

 

Jeżeli nie uda Ci się odnaleźć odpowiedzi na nurtujące Cię pytania, zawsze możesz wysłać swoje zgłoszenie w dziale Pomoc i kontakt w panelu BaseLinker.

 

Pamiętaj, aby wybrać właściwy temat wiadomości. Jeśli chcesz poruszyć kilka różnych tematów – utwórz do każdego osobne zgłoszenie. Zastosowanie się do tych zaleceń przyśpieszy obsługę Twojego zgłoszenia –  trafi ono od razu do odpowiedniej osoby.

 

Gratulacje! Wierzymy, że właśnie udało Ci się z sukcesem zakończyć pełną konfigurację systemu. Brawo! Mocno trzymamy kciuki za szybki rozwój Twojego biznesu. Powodzenia! 🙂