Manager zamówień

Manager zamówień – konfiguracja

BaseLinker umożliwi Ci pełną obsługę wszystkich zamówień z ponad 10 platform marketplace w jednym miejscu! A liczba dostępnych integracji wciąż rośnie 🙂

 

Wszystkie dostępne integracje widoczne są w dziale Integracje  → Dodaj integrację  → sekcja Marketplace.

 

Dwukierunkowa integracja z platformami Allegro, eBay, Amazon, Arena, Ceneo, eMAG umożliwia pobieranie i obsługę zamówień w panelu BaseLinker, a także synchronizację stanów magazynowych oraz przesyłanie zamówień do sklepu.

 

Jednokierunkowa integracja z pozostałymi platformami umożliwia pobieranie i obsługę zamówień w panelu BaseLinker.

 

Zanim przystąpisz do konfiguracji zastanów się, jak ma wyglądać proces obsługi zamówień w Twojej firmie.

 

Czy wszystkie zamówienia marketplace chcesz przesyłać do swojego sklepu internetowego, czy też chcesz je obsługiwać w panelu BaseLinker? Czy chesz jedynie zautomatyzować proces nadawania paczek, wystawiania faktur i wysyłania wiadomości e-mail do klientów, czy może planujesz wykorzystać również możliwości Asystenta Pakowania? Czy z systemu będą korzystać również Twoi pracownicy? Zapoznaj się wstępnie z artykułami na tej stronie i przemyśl swoją strategię 🙂

 

Poniżej znajduje się przykładowy schemat kolejności pełnej konfiguracji modułu Manager Zamówień. Poszczególne kroki mogą zostać pominięte, jeśli nie korzystasz z danych funkcji. Kolejność konfiguracji także nie ma większego znaczenia. Schemat ten pomoże Ci poruszać się po poszczególnych wpisach Pomocy BaseLinkera.

 

1. Integracje kurierskie

Podłącz i odpowiednio skonfiguruj konto kuriera lub brokera.

 

BaseLinker ma w swojej ofercie ponad 30 integracji kurierskich! Do systemu możesz podłączyć dowolną liczbę modułów, nie ma to wpływu na wysokość abonamentu.

 

Od teraz wszystkie paczki możesz nadawać w jednym miejscu: pojedynczo lub masowo dla wielu zamówień jednocześnie, a nawet bez Twojego udziału – wykorzystując do tego akcje automatyczne. Odpowiednio skonfigurowany moduł pozwoli Ci również na oznaczenie zamówień pobraniowych jako opłacone (na podstawie pliku dostarczonego przez przewoźnika).

 

Pamiętaj, aby po zakończeniu konfiguracji włączyć automatyczne przekazywanie numeru nadania na platformę marketplace!

 

 

2. Dokumenty sprzedażowe

Skonfiguruj domyślne ustawienia dokumentów sprzedażowych.

 

W systemie możesz stworzyć odrębne serie numeracji, a także własne szablony faktur. Faktury możesz wystawiać pojedynczo dla każdego zamówienia lub masowo dla wielu zamówień jednocześnie, a nawet bez Twojego udziału – wykorzystując do tego akcje automatyczne!

 

Ponadto BaseLinker zintegrowany jest z wieloma systemami księgowości online (Fakturownia, wFirma, iFirma, Firmao, inFakt). Integracje umożliwiają między innymi przekazywanie wystawionych w BaseLinkerze faktur do Twojego systemu księgowości online. Faktury te możesz później wysyłać do klientów zamiast faktur BaseLinker.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

3. Wydruki i eksporty

Wybierz lub stwórz własne wydruki i eksporty.

 

Dla dowolnie odfiltrowanych zamówień można generować wydruki i eksporty na podstawie domyślnych lub własnych szablonów.

 

W ramach abonamentu w systemie dostępnych jest bardzo wiele wydruków i eksportów zamówień, takich jak lista wysyłkowa, karta zamówienia,  raport sprzedaży itd. Na przykład domyślnie dostępnym szablonem grupującym produkty z zamówień jest „Spis produktów”.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

4. Drukowanie

Podłącz moduł Google Cloud Print lub PrintNode (opcjonalnie).

 

Dokumenty wygenerowane w systemie BaseLinker możesz zapisać na pulpicie i wydrukować na podłączonej do komputera drukarce. Ponadto BaseLinker pozwala również na drukowanie dokumentów jednym kliknięciem poprzez integrację z Google Cloud Print lub PrintNode. Natomiast integracja Paragony – drukarka fiskalna umożliwia drukowanie paragonów fiskalnych.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

5. Wysyłanie wiadomości

Podłącz własną skrzynkę e-mail oraz stwórz własne szablony e-mail. Możesz również podłączyć moduł SMS.

 

System BaseLinker pozwala na wysyłanie do klientów wiadomości e-mail oraz SMS bezpośrednio z poziomu panelu. Możesz również wysyłać wiadomości ukryte (przeznaczone tylko dla sprzedawcy).

 

Wiadomości możesz wysyłać pojedynczo dla każdego zamówienia z poziomu karty zamówienia, masowo z poziomu listy zamówień lub przy wykorzystaniu automatycznych akcji.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

6. Strona informacyjna

Skonfiguruj stronę informacyjną o zamówieniu.

 

Każde zamówienie, znajdujące się w managerze zamówień posiada własną, unikalną stronę informacyjną. Link do tej strony można odnaleźć na karcie każdego zamówienia.

 

Strona informacyjna może być wyświetlona przez kupującego i zawiera podstawowe informacje o zamówieniu, takie jak np. spis produktów, adres dostawy, obecny status zamówienia, informacje o nadaniu paczki. Sprzedawca może się komunikować z kupującym za pośrednictwem formularza dostępnego na tej właśnie stronie. Opcjonalnie stronę informacyjną możesz osadzić na własnej domenie.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

7. Obsługa wiadomości

Podłącz moduł Thunderbird (opcjonalnie).

 

Do obsługi  e-maili od klientów możesz wykorzystać aplikację Thunderbird. Jest to wiodący wieloplatformowy klient poczty i kalendarza open source, bezpłatny do użytku firmowego i osobistego. Aplikacja ta stanowi alternatywę dla MS Outlook.

 

Moduł Thunderbird umożliwia szybkie przekierowanie z wiadomości w Thunderbirdzie do zamówienia w BaseLinkerze.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

8. Slack

Podłącz moduł Slack (opcjonalnie). 

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

9. Statusy zamówień

Stwórz własne statusy zamówień.

 

Statusy zamówień to foldery, do których trafiają Twoje poszczególne zamówienia. Pozwalają one zachować ład i porządek w zamówieniach. Statusy mogą odpowiadać np. rodzajom wysyłek, rodzajom płatności, czy też mogą mówić o postępie w realizacji zamówienia. Ich zadaniem jest ułatwienie Twojej pracy oraz informowanie kupującego na bieżąco o postępach w obsłudze jego zamówienia. Możesz również tworzyć grupy statusów.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

 

10. Akcje automatyczne

Stwórz własne akcje automatyczne.

 

Akcje automatyczne są sercem całego modułu Manager Zamówień. Ich konstrukcja opiera się na zasadzie: Jeżeli wystąpi zdarzenie A, pod warunkiem B, to wykonaj akcję C.

 

Na przykład:

Jeżeli nastąpi zdarzenie „Zamówienie zostało opłacone” i spełniony zostanie warunek „Klient chce fakturę: Tak” to wykonaj akcje: „Zmień status zamówienia na [Do wysyłki]” i „Wystaw fakturę”.

 

Przy odpowiedniej konfiguracji systemu wykonasz jeszcze więcej pracy w jeszcze krótszym czasie i z mniejszą liczbą pomyłek. Zamiast wysyłać maile, zmieniać statusy, wystawiać paragony i faktury, generować etykiety, czy drukować dokumenty na drukarkach, będziesz mógł zająć się czymś innym 🙂

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

11. System kodów kreskowych

Skonfiguruj system kodów kresowych (opcjonalnie).

 

Wspieramy Cię również w procesie pakowania paczek. Wdrożenie systemu kodów kreskowych oraz wykorzystanie czytnika umożliwia znaczące skrócenie czasu realizacji zamówienia, a dodatkowo ogranicza ryzyko błędu przy wykonywaniu rutynowych czynności.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

12. Profile pracowników

Stwórz profile pracowników (opcjonalnie).

 

Każdy pracownik może logować się na swoje konto w systemie BaseLinker (nie musisz udostępniać nikomu hasła administratora). Ponadto możesz określić, do których elementów w systemie BaseLinker mogą mieć dostęp pracownicy (np. tylko do zamówień w określonych statusach).

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

13. Przekazywanie zamówień do sklepu

Wszystkie zamówienia z platform marketplace i ze sklepów możesz obsługiwać bezpośrednio w panelu systemu BaseLinker. Zamówienia z platform marketplace możesz również przekazywać do wybranego sklepu.

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

14. Pobieranie  zamówień

Jeżeli:

  • podłączyłeś już wszystkie konta marketplace i sklepy internetowe,
  • (opcjonalnie) zaimportowałeś wszystkie aukcje i oferty i powiązałeś je z produktami z magazynu,
  • odpowiednio skonfigurowałeś moduł Manager Zamówień,

to możesz na tym etapie włączyć pobieranie zamówień do systemu BaseLinker. Dalej pozostaje już tylko zaczekać na pierwsze zamówienia od Twoich klientów 🙂

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

 

Pamiętaj, że numer ID produktu w zamówieniu, a także numer EAN, SKU, stawka VAT oraz waga pobierana jest bezpośrednio z aukcji znajdującej się w systemie BaseLinker w dziale Allegro/pozostałe modułu marketplace → Zarządzanie aukcjami, na której złożono dane zamówienie.

 

Dlatego też jeżeli zależy Ci na tym, aby informacje te znalazły się w zamówieniach pamiętaj, aby przed włączeniem pobierania zamówień :

Wykonanie tych kroków umożliwi Ci również:

  • synchronizację stanów magazynowych – każde potwierdzone zamówienie zmniejszy stan magazynowy danego produktu
  • w przypadku niektórych sklepów – przekazywanie zamówień do sklepu
  • korzystanie z Asystenta Pakowania