Manager zamówień

Szablony e-mail, konta e-mail

System BaseLinker pozwala na wysyłanie do klientów wiadomości e-mail oraz SMS bezpośrednio z poziomu panelu. Wiadomości mogą zostać wysłane ręcznie dla pojedynczego zamówienia z poziomu karty zamówienia, masowo z poziomu listy zamówień lub przy wykorzystaniu automatycznych akcji. System umożliwia tworzenie szablonów takich wiadomości (wraz z załącznikami).  Wiadomości te mogą być wysyłane z systemowej skrzynki e-mail @baselinker.com lub ze skrzynki sprzedawcy.

 

Do wysyłania wiadomości SMS konieczne jest włączenie osobnej wtyczki w dziale Integracje. Tę kwestię omówiono w osobnym artykule Wysyłanie wiadomość SMS 

Przy odpowiednio skonfigurowanym systemie wiadomości mogą wysyłać się automatycznie w momencie zaistnienia wybranego zdarzenia, na przykład:

 

  • W momencie, gdy dla danego zamówienia Allegro pobrano FOD oraz potwierdzenie płatności, system wysyła do klienta szablon e-mail „Dziękujemy za zakupy” wraz z listą zamówionych produktów oraz linkiem do strony informacyjnej zamówienia.
  • Po wystawieniu faktury i nadaniu paczki system wysyła do klienta szablon e-mail „Twoje zamówienie zostało już wysłane” wraz z załączoną fakturą, zdjęciem spakowanej paczki oraz linkiem do śledzenia nadanej przesyłki

 

Konfiguracja w 5 prostych krokach:

  1. Podłącz własną skrzynkę pocztową i przetestuj połączenie
  2. Stwórz własne szablony e-mail i połącz je z odpowiednimi adresami własnych skrzynek pocztowych
  3. Zadecyduj w jaki sposób klient może się z Tobą kontaktować:
    • za pośrednictwem strony informacyjnej o zamówieniu. W takim przypadku ustaw e-mail, na który mają przychodzić powiadomienia o pozostawieniu wiadomości przez klienta. W treści szablonu warto natomiast umieścić informację „Wiadomość generowana automatycznie, prosimy nie odpowiadać. Preferowany kontakt za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie zamówienia.” – należy jednak wziąć pod uwagę, że nie wszyscy klienci mogą się dostosować do takiego zalecenia.
    • odpisując bezpośrednio na e-mail nadawcy. W takim przypadku, jeżeli korzystasz z klienta pocztowego Thunderbird, warto zainstalować dedykowaną wtyczkę. Więcej informacji znajduje się na stronie wtyczki Thunderbird.
  4. Podłącz wtyczkę do wysyłania wiadomości SMS.
  5. Stwórz stategię komunikacji z klientem i skonfiguruj własne akcje automatyczne

 

 

Domyślna skrzynka e-mail

Domyślnie Twoje wiadomości do klienta wysyłane są z naszego serwera, ze skrzynki @baselinker.com.

 

Natomiast w polu „odpowiedz do” kupujący widzi adres, który został podany przy zakładaniu konta BaseLinker. Aby to zmienić należy w dziale Manager zamówień → Szablony E-mail/SMS → Konta e-mail → Ustawienia standardowego adresu e-mail podać adres e-mail i nazwę nadawcy, widoczne dla odbiorcy wiadomości.

 

 

Niektóre programy pocztowe uznają pośredniczenie w wysyłaniu wiadomości za podszywanie się, co zwiększa prawdopodobieństwo trafienia wiadomości do spamu. Z tego powodu zachęcamy do dodania własnych kont pocztowych.

 

 

Własna skrzynka e-mail

Dodanie własnej skrzynki pocztowej nie tylko zmniejsza ryzyko trafienia wiadomości do spamu. Jeżeli klient zdecyduje się odpisać bezpośrednio na otrzymaną wiadomość, masz również pewność, że jego odpowiedź trafi na wybraną przez Ciebie skrzynkę e-mail.

 

Ponadto większość dostępnych skrzynek pocztowych zapisuje wiadomości w folderze „Wysłane”, dzięki czemu dysponujesz dodatkowym potwierdzeniem wysłania wiadomości, co może być przydatne w przypadku postępowań reklamacyjnych czy sporów transakcyjnych.

 

Własne konta e-mail możesz dodać w dziale Manager zamówień → Szablony e-mail/SMS → Konta e-mailAby podłączyć skrzynkę, po wybraniu przycisku „+Dodaj nowe konto” należy wybrać z rozwijanego menu opcję „Dodaj konto SMTP”.

 

 

Następnie należy uzupełnić poniższe informacje:

  • Adres serwera SMTP – adres ten znajdziesz najczęściej w pomocy na stronie obsługującej skrzynkę pocztową. W niektórych przypadkach poza adresem serwera SMTP należy podać również numer portu. Wówczas należy najpierw wpisać adres serwera SMTP, dodać znak dwukropka, a następnie podać numer portu.
  • Login SMTP – login do skrzynki pocztowej. Najczęściej jest to pełny adres e-mail.
  • Hasło SMTP – hasło do skrzynki pocztowej. Hasło trzeba wpisać ręcznie. Zwróć uwagę na to, czy przeglądarka nie wstawia w tym miejscu zapamiętanego wcześniej innego hasła.
  • Bezpieczeństwo połączenia – możesz wybrać połaczenie szyfrowane zgodnie z protokołem TLS. Jeśli natomiast serwer pocztowy, z którego korzystasz nie obsługuje protokołu TLS, należy wybrać opcję „Bez szyfrowania”.
  • Pełny adres e-mail – adres e-mail, z którego wysyłana jest wiadomość (domyślnie taki sam jak login).
  • Nazwa wyświetlana – pełna nazwa nadawcy wiadomości wyświetlana klientowi

Po wprowadzeniu powyższych danych należy wybrać przycisk „Zapisz”.

 

Możesz dodać wiele kont e-mail i przypisać je do różnych szablonów e-mail.

 

 

Test połączenia

Po dodaniu konta e-mail warto sprawdzić, czy połączenie zostało poprawnie nawiązane wybierając przycisk „Przetestuj połączenie”. Jeżeli system nie może połączyć się z serwerem SMTP danej skrzynki, należy edytować ustawienia skrzynki i zapisać je ponownie.

 

W przypadku wadliwego podłączenia, po kilku nieudanych próbach wysłania wiadomości e-mail, system BaseLinker oznaczy połączenie z daną skrzynką jako błędne, a wiadomość zostanie wysłana z domyślnej skrzynki e-mail @baselinker.com.

 

Odpowiedź klienta zostanie w takim wypadku wysłana na adres e-mail ustawiony w dziale Manager zamówień → Szablony E-mail/SMS → Konta e-mail → Ustawienia standardowego adresu e-mail.

 

 

Tworzenie szablonów e-mail

Szablony e-mail i SMS stanowią gotowy wzór wiadomości do klienta. Będziesz mógł wykorzystać je zarówno do wysyłania automatycznych wiadomości, jak i wysyłać je ręcznie z poziomu karty zamówienia lub listy zamówień. Na liście zamówień szablony będą widoczne pod ikonką koperty a na karcie zamówienia – na samym dole strony. Szablony e-mail możesz także powiązać z własnymi skrzynkami pocztowymi.

 

Swoje własne szablony e-mail możesz dodać w dziale Manager zamówień → Szablony e-mail. Nie ma ograniczeń co do ilości stworzonych szablonów 🙂

 

szablon_email

 

Każdy szablon składa się z następujących elementów:

  • Nazwa wyświetlana – nazwa, która będzie wyświetlana w systemie i pozwoli na identyfikację danego szablonu.  Nazwa ta nie zostanie wyświetlona klientowi.
  • Temat wiadomości – możesz skorzystać ze specjalnych znaczników omówionych w sekcji Tagi systemu BaseLinker.
  • Format – treść wiadomości możesz tworzyć jako zwykły tekst lub kod HTML. Jeżeli przy tworzeniu szablonu wykorzystujesz znaczniki HTML, pamiętaj aby wybrać format HTML. W przeciwnym wypadku znaczniki pojawią się w treści wiadomości.

 

  • Treść wiadomości – przy tworzeniu treści możesz skorzystać ze specjalnych znaczników omówionych w sekcji Tagi systemu BaseLinker.
  • Konto e-mail – adres z którego wysyłana będzie wiadomość.
  • Opcja „Szablon ukryty na liście” – zaznacz ‚tak’ jeśli ten szablon e-mail wykorzystywany będzie wyłącznie przy definiowaniu automatycznych akcji. Nie będzie on widoczny na liście e-maili w innych miejscach systemu (poza tworzeniem automatycznych akcji).
  • Załączniki – omówione w sekcji Załączniki do wiadomości

W szablonach e-mail można korzystać ze znaczników HTML do formatowania tekstu. Szablon może zawierać maksymalnie 25 000 znaków, przy czym pliki CSS mogą być linkowane z zewnętrznego adresu.

 

Do każdego szablonu należy przypisać wybrany adres e-mail, z którego będzie on wysyłany. 

 

Tagi systemu BaseLinker

Podczas tworzenia szablonów e-mail skorzystaj z naszych specjalnych znaczników, które w momencie wysłania wiadomości są automatycznie zamieniane na informacje dotyczące danego zamówienia.

 

 

Tagi BaseLinkera możesz umieścić zarówno w treści, jak i w tytule wiadomości. Swoje szablony e-mail możesz dodać w formie zwykłego tekstu, jak i kodu HTML (pamiętaj, aby w polu ‚Format’ wybrać odpowiednią opcję – ‚Zwykły tekst’ lub ‚Kod HTML’).

 

Przykładowy e-mail z podziękowaniami za zakup:

Witaj [imie],
Dziękujemy za złożenie zamówienia w naszym sklepie.
Zamówienie dotyczy produktów:
[lista_przedmiotow]

Wszystkie informacje związane z Państwa zamówieniem, w tym postęp w jego realizacji, można sprawdzić na własnej stronie zamówienia:
[link_zamowienia]

Wiadomość generowana automatycznie, prosimy nie odpowiadać. Preferowany kontakt za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie zamówienia.


Pozdrawiamy

 

Aktualna lista znaczników jest widoczna w Panelu Sprzedawcy, w dziale Manager zamówień → Szablony e-mail/SMS → Szablony e-mail/SMS, w edycji każdego szablonu. Po najechaniu kursorem na wybrany tag, system wyświetli jego opis. Wystarczy na nie kliknąć, aby wstawiły się do szablonu.

 

 

W tabeli poniżej omówione są najczęściej wykorzystywane tagi.

 

Tag Dodatkowe informacje
[link_faktura_pdf]
  • Jeżeli w wiadomości e-mail chcesz umieścić link do faktury, skorzystaj z tagu [link_faktura_pdf]. Jeśli chcesz, by był to odnośnik do faktury, umieść link w tej formie: <a href=”[link_faktura_pdf]”>Link do faktury. Alternatywnie fakturę można również przesłać w postaci załącznika do wiadomości.
  • Zależnie od ustawień wtyczki , pod tym linkiem może pojawić się faktura z podłączonego systemu księgowości online (np. Fakturownia, Firmao, IFirma, inFakt, wFirma itp.)
  • Jeżeli zamiast standardowej faktury wystawiono fakturę pro forma, link ten będzie odnosił się do faktury pro forma
[klient login]
  • Jeżeli kupujący jest niezarejestowany, wówczas e-mail z tym tagiem może np. przybrać postać „Witamy serdecznie niezarejestrowany”. Aby tego uniknąć warto ustawić dodatkowo odrębną automatyczną akcję z innym szablonem email gdy kupujący jest niezarejestrowany.
[przesylka_link_sledzenia]

[przesylka_link_sledzenia_en]

 

  • Dostępność tego tagu zależy od kuriera. Link śledzenia udostępiony jest w formie dostarczonej przez kuriera (lub brokera).
  • W przypadku kilku wybranych kurierów istnieje również możliwość odesłania do strony w języku angielskim
[laczna cena]
  • Automatyczną akcję wysyłającą e-mail z tagiem [laczna cena] należy zbudować w oparciu o zdarzenie „Pobrano FOD”, zamiast „Pobrano zamówienie”.  Zamówienia z Allegro tworzone są w systemie BaseLinker poprzez dodawanie do nich kolejno produktów. Jeżeli akcja wysyłania wiadomości ustawiona jest tak, aby wykonywała się w momencie pobrania zamówienia do pierwszego statusu to wiadomość wysyła się natychmiastowo dla jeszcze niekompletnego zamówienia. W takim przypadku w wiadomości wysłanej do klienta pojawi się jedynie informacja o cenie pierwszego produktu bez ceny kolejnych oraz bez wartości przesyłki.
[lista przedmiotów]

[lista przedmiotów2]

  • Automatyczną akcję wysyłającą e-mail z tagiem [lista przedmiotów] należy zbudować w oparciu o zdarzenie „Pobrano FOD”, zamiast „Pobrano zamówienie”.  Zamówienia z Allegro tworzone są w systemie BaseLinker poprzez dodawanie do nich kolejno produktów. Jeżeli akcja wysyłania wiadomości ustawiona jest tak, aby wykonywała się w momencie pobrania zamówienia do pierwszego statusu to wiadomość wysyła się natychmiastowo dla jeszcze niekompletnego zamówienia. W takim przypadku w wiadomości wysłanej to klienta pojawi się jedynie pierwszy z kilku zakupionych produktów.
[link_zamowienia]
  • Jeżeli w treści wiadomości chcesz umieścić link do domyślnej strony informacyjnej o zamówieniu, wykorzystaj w tyl celu tag [link_zamowienia].

 

Dodatkowe szablony strony zamówienia, stworzone przez użytkownika, również mają swoje tagi. Są one widoczne w pierwszej kolumnie tabeli w dziale Manager zamówień → Ustawienia → Strony informacyjne.

 

 

 

Treść wiadomości e-mail wyświetlana jest zgodnie z zaprogramowanym szablonem. Natomiast na stronie zamówienia wiadomość wyświetlana jest bez znaczników HTML.

 

Więcej informacji na temat tworzenia takich szablonów znajduje się w osobnym artykule Strona informacyjna dla klienta.  

 

Załączniki do wiadomości

Do każdego szablonu wiadomości e-mail możesz dodać maksymalnie trzy załączniki. Każdy załącznik może przyjąć jedną z trzech dostępnych form:

 

  1. Wybrany plik z dysku – możesz wstawić dowolny plik z dysku i ustawić dla niego określoną nazwę, na przykład karta zwrotu, karta reklamacji itp. 
  2. Zdjęcie paczki (Asystent pakowania) – Asystent pakowania systemu BaseLinker daje użytkownikowi możliwość zrobienia zdjęcia skompletowanego zamówienia. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Asystent pakowania.
  3. Faktura/dokument lub wybrany wydruk
    • Faktura/dokument – do wiadomości e-mail można załączyć fakturę, korektę, paragon lub etykietę.
    • Wybrany wydruk – dowolny wydruk z działu „Wydruki i eksporty” (np. karta zamówienia czy samodzielnie stworzony formularz zwrotu). Możliwe jest również dodanie etykiety kurierskiej.

 

Jeżeli dla zamówienia zamiast standardowej faktury wystawiona została faktura pro forma, to w załączniku dodana zostanie właśnie pro forma.

 

Ponadto zależnie od ustawień wtyczki, załączona może zostać faktura z podłączonego systemu księgowości online. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Integracje z systemami księgowości internetowej.

 

Ręczne wysyłanie wiadomości
Wysyłanie wiadomości z poziomu karty zamówienia

Wiadomość e-mail lub SMS można wysłać ręcznie z poziomu karty zamówienia. Warto w tym celu wykorzystać jeden z przygotowanych wcześniej szablonów.

 

 

W systemie dostępnych jest kilka typów wysyłanych wiadomości:

  • Wiadomość na stronie zamówienia + e-mail (z treścią).
  • Wiadomość na stronie zamówienia + e-mail (bez treści).
  • Tylko wiadomość na stronie zamówienia.
  • Tylko wiadomość e-mail – wiadomość nie wyświetli się na stronie zamówienia. Natomiast na karcie zamówienia treść wiadomości wyświetla się niezależnie od wybranej opcji wysyłki.
  • Tylko dla sprzedawcy (wiadomość ukryta) – wiadomość nie zostanie wysłana do klienta. Na karcie zamówienia treść wiadomości wyświetli się w kolorze pomarańczowym, jako wiadomość wewnętrzna. Z tego sposobu często korzystają użytkownicy, którzy mają wielu pracowników. Tabela „wymiana wiadomości” może służyć jako okno wymiany informacji na temat zamówienia między pracownikami.

 

Wysyłanie wiadomości z poziomu Listy zamówień

Wiadomości e-mail lub SMS można również wysyłać masowo z poziomu listy zamówień. W tym celu, po zaznaczaniu wybranych zamówień, należy wybrać przycisk „Wyślij wiadomość”.

 

 

 

 

Wysyłanie wiadomości przy wykorzystaniu automatycznych akcji

System BaseLinker po zaistnieniu określonego zdarzenia może automatycznie wysyłać e-maile lub SMSy. Należy w tym celu w dziale Manager zamówień → Automatyczne akcje → Dodaj automatyczną akcję przypisać do wybranego zdarzenia akcję „Wyślij e-mail” lub „Wyślij SMS”.

 

 

Musisz w tym celu wybrać:

  • szablon e-mail,
  • skrzynkę nadawczą,
  • adresata wiadomości (można tu wybrać zarówno adres e-mail klienta pobierany z zamówienia, jak i zdefiniować dowolny stały adres e-mail, na przykład w celu potwierdzenia wysłania danej wiadomości lub przekazania informacji do wybranego działu przedsiębiorstwa)
  • typ wiadomości, omówiony w sekcji powyżej

W ustawieniach każdego szablonu czy też automatycznej akcji można wybrać, z którego konta e-mail są wysyłane wiadomości. Jeżeli w szablonie oraz w aukcji podane są inne adresy, to klient otrzyma wiadomość wysłaną z adresu e-mail wskazanego w akcji automatycznej, niezależnie od tego, jaki adres przypisany jest do szablonu wiadomości. 

 

Przy konstrukcji akcji automatycznych należy pamiętać o kilku zasadach:

 

  • E-mail do klienta może zostać wysłany między innymi w momencie zmiany statusu danego zamówienia w systemie BaseLinker. Natomiast zmiana statusów w sklepie przez plik integracyjny czy też API nie wywoła takiej akcji. W związku z tym nie można stworzyć akcji automatycznej w oparciu o zmianę statusu w sklepie internetowym, chyba że zmiany te będą wykonywane ręcznie z poziomu panelu sklepu.
  • Należy zwrócić uwagę na budowę akcji automatycznych wysyłających wiadomości e-mail wraz z załącznikiem. Na przykład, jeżeli w systemie nie wystawiono jeszcze faktury dla danego zamówienia, a nastąpiło już zdarzenie wywołujące automatyczną akcję wysyłającą e-mail do klienta, to zostanie on wysłany bez załączonej faktury. W tym przypadku aby uniknąć takiej sytuacji, automatyczną akcję warto zbudować na podstawie zdarzenia „Wystawiono fakturę”/”Wystawiono fakturę pro forma” lub do innego zdarzenia dodać warunek „Status faktury: Wystawiona”.
  • Aby wiadomość została przesłana na poprawny adres e-mail klienta, pierwszą akcję automatyczną warto zbudować w oparciu o zdarzenie „Pobrano FOD” zamiast zdarzenia „Pobrano zamówienie”. Przed pobraniem FODu w systemie przy zamówieniu widnieje domyślny adres e-mail z konta Allegro klienta.

 

 Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Automatyczne akcje. 

 

Historia korespondencji

Wszystkie wysłane wiadomości do klienta (zarówno mailowe, jak i smsowe) pojawią się na karcie zamówienia, na dole strony. Jeśli wiadomość widnieje na karcie zamówienia oznacza to, że została wysłana. Wyjątkiem są tu jedynie wiadomości wewnętrzne „Tylko dla sprzedawcy (wiadomość ukryta)”, dodatkowo oznaczone pomarańczowym kolorem .

 

 

Adres e-mail adresata wyświetla się przy wiadomości tylko, jeśli jest inny niż obecny adres ustawiony w zamówieniu. Jeżeli na karcie zamówienia nie wyświetla się przy wiadomości adres, na jaki została ona wysłana, oznacza to że została ona wysłana na adres, który obecnie widnieje w zamówieniu.

 

Na Karcie zamówienia można również sprawdzić, z jakiego adresu e-mail dana wiadomość została wysłana i czy została wysłana poprawnie. Należy w tym celu najechać kursorem i kliknąć na datę i godzinę wysłania wiadomości.

 

 

 

Wiadomości nie są zapisywane, jeżeli zamówienie zostało już przeniesione do archiwum. Zamówienie trafia do archiwum zazwyczaj po 3 miesiącach. W takim przypadku należy najpierw przywrócić zamówienie z archiwum, a następnie wysłać wiadomość. 

 

Historia automatycznych akcji

Na karcie zamówienia, w sekcji „Informacje dodatkowe” dostępna jest historia automatycznych akcji. W tym miejscu widoczna jest nazwa wyświetlana szablonu e-mail, który został wysłany do klienta. Warto podkreślić, iż nazwa szablonu e-mail nie jest tożsama z tytułem wiadomości e-mail.

 

 

 

Monitorowanie odpowiedzi klienta

Sprzedawca może wybrać jeden z dwóch sposobów komunikacji z klientem:

  • Poza systemem BaseLinker – klient może odpisać bezpośrednio na skrzynkę pocztową nadawcy wiadomości. Sprzedawca do obsługi takich e-maili może wybrać, stanowiącą alternatywę dla MS Outlook, aplikację Thunderbird. Jest to wiodący wieloplatformowy klient poczty i kalendarza open source, bezpłatny do użytku firmowego i osobistego. W takim przypadku aby łatwiej odnaleźć zamówienie, którego dotyczy dany e-mail klienta warto zainstalować dostępną w systemie BaseLinker wtyczkę Thunderbird. Natomiast rozwiązanie to nie ma zastosowania w przypadku zamówień z Allegro (ze względu na maskowanie adresów e-mail).
  • W ramach systemu BaseLinker – za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie zamówienia. W takim przypadku w treści e-maila wysłanego do klienta warto zawrzeć komunikat „Wiadomość generowana automatycznie, prosimy nie odpowiadać. Preferowany kontakt za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie zamówienia.”

W przypadku wyboru drugiej opcji, treść odpowiedzi klienta pojawi się w historii korespondencji na karcie danego zamówienia. Ponadto informacja o pozostawieniu wiadomości przez klienta na stronie zamówienia przesyłana jest na odrębny adres e-mail, który należy wskazać w dziale Manager zamówień → Ustawienia → Ustawienia → Inne → Adres e-mail otrzymujący powiadomienia. 

 

 

Po zmianie zapisanego w tym miejscu adresu e-mail należy przez pewien okres monitorować również poprzedni adres. Nie jest możliwa aktualizacja adresu e-mail dla istniejących stron informacyjnych, które zostały przesłane do klientów.

 

Informacja przesłana na podany wyżej adres e-mail zawiera login klienta, numer zamówienia, informacje o kupującym, link do zamówienia w systemie BaseLinker oraz treść wiadomości od klienta.

 

Aby odpowiedzieć na wiadomość klienta, należy zalogować się do panelu systemu BaseLinker wykorzystując w tym celu zawarty w treści powiadomienia link do zamówienia.

 

W systemie istnieje możliwość stworzenia  automatycznej akcji na podstawie zdarzenia „Wiadomość od klienta w formularzu”. Funkcja ta może być pomocna na przykład w sytuacji, gdy sprzedawcy zależy na wysyłaniu powiadomień na kilka adresów e-mail, np. w zależności od źródła zamówienia – gdy różne kanały sprzedaży obsługiwane są przez różnych pracowników.

 

 

 


 FAQ

Dlaczego moje wiadomości nie docierają do klientów?

Jeżeli wiadomości nie docierają do klientów, warto sprawdzić, czy:

 

  1. Do zamówienia został przypisany poprawny adres e-mail klienta.
  2. Wiadomości są wysyłane ze skrzynki sprzedawcy, a nie z serwera systemu BaseLinker.
  3. Skrzynka pocztowa sprzedawcy została poprawnie podpięta do systemu.
  4. Akcje automatyczne zostały poprawnie zdefiniowane, a w przypadku wysyłania wiadomości ręcznie – nie wybrano opcji „Tylko dla sprzedawcy (wiadomość ukryta)”.
  5. Dostawca skrzynki sprzedawcy nie ma limitów wysyłanych wiadomości e-mail bądź limity te nie zostały przekroczone.

 

Nawet jeżeli wiadomość została poprawnie wysłana istnieje ryzyko, że adres e-mail sprzedawcy został zakwalifikowany jako spam przez algorytmy spamowe skrzynki odbiorczej klienta. Taki algorytm z reguły oznacza w ten sposób dużą ilość wiadomości o podobnej treści. 

 

1. Poprawny adres e-mail klienta

W polu z adresem e-mail musi znajdować się tylko jeden poprawny adres. Dla nowych zamówień z Allegro / eBay (przed pobraniem FODu) pobierany jest e-mail przypisany do konta klienta. E-mail ten może być nieaktualny, dlatego też warto zaczekać, aż pobrany zostanie FOD.

 

Jeżeli klient nie poda adresu e-mail, wówczas na Karcie zamówienia przy treści wysłanej wiadomości pojawi się informacja „Brak podanego odbiorcy”.

 

2&3. Skrzynka pocztowa

Skrzynka pocztowa musi być poprawnie podpięta do systemu BaseLinker. Więcej informacji na ten temat znajduje się w sekcji Własna skrzynka e-mail.

 

4. Akcje automatyczne

Warto sprawdzić, czy przy konfiguracji akcji automatycznych nie popełniono następujących błędów:

 

  • W przypadku zamówień z Allegro / eBay automatyczne akcje wysyłające wiadomości do klientów warto budować na podstawie zdarzenia „Pobrano FOD”, zamiast zdarzenia „Pobrano zamówienie”. Pozwoli to uniknąć ryzyka wysłania wiadomości do klienta w momencie, gdy do systemu nie został jeszcze pobrany wraz z FOD-em poprawny adres e-mail.

 

  • Jeżeli w szablonie e-mail znajdują się określone tagi, np. [lista przedmiotów], [łączna cena], również zamiast zdarzenia „Pobrano zamówienie” należy wybrać „Pobrano FOD” przy konstrukcji akcji. W przeciwnym wypadku e-mail zostanie wysłany po dodaniu pierwszego produktu do koszyka i nie uwzględni pozostałych produktów oraz ich łącznej ceny.
  • Jeżeli w szablonie e-mail znajduje się tag / załącznik z określonymi dokumentami, należy upewnić się, że automatyczna akcja jest w systemie wywoływana dopiero po ich utworzeniu.
  • Akcja automatyczna wysyłająca wiadomości e-mail może zostać wywołana zmianą statusu w systemie BaseLinker. Natomiast zmiana statusu w sklepie internetowym nie wywoła takiej akcji.
  • Jeżeli usunięto własną skrzynkę e-mail, wówczas przypisane do niej szablony e-mail będą wysyłane z adresu [email protected]. Natomiast akcje automatyczne, w których skrzynka ta została wskazana nie zadziałają. Taką sytuację można rozpoznać sprawdzając ustawienia wybranej akcji automatycznej. W polu „Od” zamiast wybranego adresu e-mail widoczny będzie jedynie numer zapisanej w systemie, a następnie usuniętej skrzynki. W takim przypadku należy ponownie wybrać skrzynkę nadawczą z dostępnych w systemie.
5. Limit  wysłanych wiadomości e-mail

W przypadku, gdy z firmowej skrzynki pocztowej w krótkim okresie masowo wysłano dużą liczbę wiadomości, to dostawca tej skrzynki może uznać taką sytuację za podejrzenie włamania na skrzynkę lub za atak spamerski i nałożyć automatyczną blokadę wysyłania wiadomości.

 

W przypadku nałożenia blokady wysyłania wiadomości przez dostawcę skrzynki system BaseLinker może generować błąd o treści:

„Błąd połączenia z serwerem SMTP: SMTP connect() failed. https://github.com/PHPMailer/PHPMailer/wiki/Troubleshooting”.

 

Taką sytuację należy wyjaśnić z dostawcą skrzynki pocztowej. Dostawca może w takim przypadku:

  • zdjąć blokadę dla całej skrzynki
  • dodać adresy IP systemu BaseLinker na białą listę. W celu uzyskania tych adresów należy wysłać zgłoszenie w dziale Pomoc i kontakt → Kontakt → Wyślij zgłoszenie.

Dlaczego nadawcą moich e-maili do klientów jest „Zakupy BaseLinker”?

Jako nadawca Twoich maili widoczne jest „Zakupy BaseLinker”, ponieważ nie dodałeś własnych skrzynek e-mail i e-maile do Twoich klientów wysyłane są z naszego serwera. Dodaj swoją własną skrzynkę w dziale: Manager zamówień -> Szablony e-mail -> Konta e-mail, a następnie przypisz ją do wszystkich szablonów e-mail w dziale: Manager zamówień -> Szablony e-mail. Będziesz miał pewność, że wiadomość nie trafi do spamu oraz że odpowiedź od klienta trafi bezpośrednio na Twoją skrzynkę.

Klient kupił kilka produktów, a w wiadomości e-mail do klienta pojawia się tylko jedna pozycja. Dlaczego?

Prawdopodobnie skonfigurowałeś automatyczną akcję w taki sposób, by e-mail z podziękowaniami za zakup wysyłał się tuż po trafieniu zamówienia do statusu „nowe”, a więc od razu, gdy klient zacznie zakupy i zamówienie trafi do systemu BaseLinker.

 

Aby w mailu widoczne były wszystkie przedmioty, należy ustawić automatyczną akcję tak, by e-mail wysyłał się dopiero, gdy klient zakończy zakupy, czyli wypełni FOD. (Klient wypełnił FOD > Wyślij e-mail > Podziękowania za zakup). Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Szablony e-mail, konta e-mail (sekcja Tagi systemu BaseLinker).

Jak wysyłać faktury mailem?

Faktury możesz wysyłać w wiadomości na dwa sposoby

  • jako link – wystarczy w szablonie e-mail użyć tagu [link_faktura_pdf], by w wiadomości wyświetli się adres www do faktury. Jeśli chcesz, by był to odnośnik z tekstem, użyj:
    <a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury</a>
  • jako załącznik – skonfiguruj ustawienia załącznika na dole strony w oknie edycji szablonu e-mail.

Skąd wiadomo, czy e-mail do klienta został wysłany?

Wszystkie wiadomości, wysyłane do klienta (zarówno te automatyczne, jak i ręczne) pojawiają się w dwóch miejscach:

  1. W oknie zamówienia, na samym dole
  2.  Na stronie zamówienia dla klienta

emaile_zamowienieemaile_strona

Czy wiadomości dla zamówień ze sklepu mogą być wysyłane z innego e-maila niż dla zamówień z allegro?

Tak, jednak konta e-mail powiązane są z szablonami e-mail, szablony e-mail z automatycznymi akcjami, a te z kolei ze statusami. Wymaga więc to stworzenia osobnych statusów zamówień, osobnych automatycznych akcji i osobnych szablonów e-mail dla zamówień sklepu i dla zamówień z allegro.

Czy wiadomości dla zamówień, pochodzących z różnych kont allegro mogą być wysyłane z innych kont e-mail?

Jest to możliwe, jednak konta e-mail powiązane są z szablonami e-mail, szablony e-mail z automatycznymi akcjami, a te z kolei ze statusami. Wymagałoby to więc stworzenia osobnych statusów zamówień, osobnych automatycznych akcji i osobnych szablonów e-mail dla poszczególnych kont allegro.

Kopie wiadomości wysłanych z podłączonej skrzynki pocztowej nie są zapisywane w "Wysłanych". Czy można to zmienić?

Niestety nie mamy na to wpływu, czy wiadomości wysłane poprzez API znajdą się w folderze „Wysłane”. W tej sprawie należy skontaktować z dostawcą skrzynki pocztowej.

Jak zmienić e-mail, na który przychodzą wiadomość za pośrednictwem strony z informacjami o zamówieniu?

Możesz to zrobić w zakładce Manager zamówień →  Ustawienia →  Inne →  Adres e-mail otrzymujący powiadomienia.