Automatyczne akcje – wprowadzenie

Czynności standardowo wykonywane przez sprzedawcę ręcznie mogą być zastąpione automatycznymi akcjami. Zamiast wysyłać maile, zmieniać statusy, wystawiać paragony i faktury, generować etykiety, czy drukować dokumenty na drukarkach, będziesz mógł zająć się czymś innym 🙂 Stworzyliśmy narzędzie, dzięki któremu możesz skonfigurować system tak, by obsługując zamówienie móc ograniczyć się wyłącznie do spakowania paczki!

 

 

Mówiąc o automatycznych akcjach w BaseLinkerze, konieczne jest zapoznanie się z trzema podstawowymi hasłami: zdarzenia, warunki, akcje.

Zdarzenia

Zdarzenia to określone sytuacje (jak pobranie zamówienia), dla których możesz ustawić akcje do wykonania. Możemy rozróżnić zdarzenia własne oraz zdarzenia systemowe. Przykładami zdarzeń mogą być: pobranie zamówienia ze sklepu, opłacenie zamówienia, otrzymanie formularza opcji dostawy, zmiana statusu, wystawienie faktury/paragonu, utworzenie przesyłki, zmiana statusu przesyłki u kuriera i wiele, wiele innych…

Warunki

Do zdarzeń możesz dodać szczegółowe warunki, które określą czy automatyczna akcja ma zostać wywołana dla danego zamówienia. Na przykład: „po otrzymaniu wpłaty wykonaj akcje, jednak tylko pod warunkiem, że zamówienie pochodzi z eBay, jednym z produktów jest iPhone i adres dostawy znajduje się w Niemczech”. Warunków do wyboru jest kilkadziesiąt, co daje niemal nieograniczone możliwości w kreowaniu własnych automatycznych akcji.

Akcje

System może samodzielnie zmieniać status zamówienia, wysyłać klientom wiadomości e-mail i SMS, nadawać paczki u wybranego przewoźnika, czy też drukować dokumenty na wybranych przez Ciebie drukarkach (fakturę, paragon, etykietę nadawczą, czy inne, własne wydruki). Może też zrobić wszystkie te rzeczy na raz 🙂 To są właśnie akcje.

 

 



Jak stworzyć automatyczną akcję?

  1. Wybierz zdarzenie (zdarzenie systemowe lub zdarzenie własne)
  2. Dodaj warunki (opcjonalnie).
  3. Wybierz akcje (dostępnych jest kilkanaście typów akcji np. zmień status, wyślij e-mail itp.)
  4. Gotowe!

automatyczne akcje

 

Każda akcja ma swój unikalny numer, który wyświetli się w lewym dolnym rogu 🙂

 

Zasady tworzenia akcji

  • Możliwe jest wykonanie dowolnej liczby akcji dla jednego zdarzenia – z dowolną liczbą warunków,

  • Dla każdego zdarzenia możesz stworzyć także całkiem osobne akcje, różniące się warunkami,
  • Możliwe jest stworzenie grup akcji,
  • Akcje nie działają wstecz,
  • Akcje dla zdarzenia w statusie od X dni są wykonywane codziennie około godziny 20. Można wpisać tu wartości ułamkowe, jednak system wywoływany jest raz dziennie.
  • Historia automatycznych akcji, a także podgląd na żywo z aktualnie wykonywanych akcji dostępne są na karcie zamówienia.

Przerwij po błędzie

Opcja ‚Przerwij po błędzie’ pozwala przerwać wykonywanie pozostałych akcji, jeżeli dana akcja zakończy się niepowodzeniem. Warto skorzystać z tej funkcjonalności, np. przy wysyłaniu wiadomości e-mail wraz z fakturą.

 

Wizualizacja

Dodaną automatyczną akcję możesz obejrzeć w formie graficznej, klikając przycisk „Wizualizacja” po prawej stronie automatycznej akcji. Jeśli jedna z dodanych akcji jest jednocześnie zdarzeniem, wywołującym inne, dodane wcześniej akcje – kolejne akcje pojawią się także na wykresie.

automatyczne akcje - wizualizacjs


Grupy akcji

By zachować ład w swoich automatycznych akcjach, możesz podzielić je na grupy. Dodaj własne grupy w zakładce „Grupy akcji”, by podczas tworzenia/edycji akcji móc wybrać, do której grupy ma należeć dana akcja. Zdefiniowanie grup znacznie ułatwia zarządzanie swoimi automatycznymi akcjami – szczególnie w przypadku większej ilości dodanych akcji. Pozwalają one zarówno na filtrowanie jak i sortowanie zdefiniowanych akcji podczas ich wyświetlania.

 

 

FAQ

Czy na 2 różnych kontach BaseLinker można ustawić identyczny kod kreskowy w zdarzeniach własnych?

Niestety kod kreskowy generowany jest na podstawie zdarzenia własnego danego konta, który nie powtarza się na innych kontach.

Dlaczego w e-mailu z podziękowaniami za zakup na allegro/eBay pojawia się tylko jeden przedmiot, skoro klient kupił kilka?

W przypadku serwisów aukcyjnych Allegro oraz eBay nie należy używać zdarzenia „pobrano zamówienie”, ani „zamówienie trafiło do statusu: nowe”. Zamiast tego należy użyć zdarzenia „pobrano formularz opcji dostawy”. Zamówienia od razu po pobraniu z Allegro/eBay nie zawierają jeszcze kompletu produktów i danych, które klient określa później w formularzu dostawy.

Wydaje mi się, że automatyczne wiadomości do klientów nie wysyłają się. Dlaczego?

  • By sprawdzić, czy wiadomości wysyłają się, przejdź do karty zamówienia i przejrzyj historię wiadomości na dole strony.
  • Jeśli wiadomości nie wysyłają się, sprawdź, czy dane do Twojej skrzynki pocztowej są aktualne. Przejdź do działu Manager zamówień > Szablony e-mail > Konta e-mail, otwórz okno edycji i kliknij „zapisz”. Jeśli pojawi się jakiś błąd – popraw dane.
  • Jeśli dane są poprawne, dodaj zgłoszenie w dziale Pomoc i kontakt w Panelu Sprzedawcy.

 

Jak stworzyć automatyczną akcję?

Wykonaj następujące kroki:

  1. Wybierz zdarzenie (zdarzenie systemowe lub zdarzenie własne)
  2. Dodaj warunki (opcjonalnie).
  3. Wybierz akcje (dostępnych jest kilkanaście typów akcji np. zmień status, wyślij e-mail itp.)
  4. Gotowe!

 

automatyczne akcje