Wystawianie faktur i paragonów

Z poziomu panelu BaseLinker możesz wystawiać faktury, drukować je na drukarce i wysyłać w wiadomości e-mail do klientów jako link lub załącznik. System umożliwi Ci również wystawienie korekty lub duplikatu faktury.

 

Zbiorcze informacje o dokumentach sprzedaży można generować w rejestrze sprzedaży. Przed wystawianiem faktur, upewnij się, że zakończyłeś ich konfigurację.

 

Do wystawiania i obsługi faktur możesz również wykorzystać


Wystawianie faktur i paragonów

Faktury możesz wystawiać:

 

  • pojedynczo – dla każdego zamówienia – z poziomu karty zamówienia,
  • masowo – dla wielu zamówień – z poziomu listy zamówień,
  • automatycznie – bez Twojego udziału 🙂 – przy wykorzystaniu akcji automatycznych.
Pojedyncze wystawianie faktur i paragonów

Dokumenty możesz wystawić z poziomu karty zamówienia. Kliknij „wystaw fakturę”,  „proforma” lub „drukuj paragon ” w tabeli „Informacje o zamówieniu”.

 

 

Jeżeli stworzyłeś kilka serii numeracji, to w tym miejscu możesz wybrać, w której z nich wystawić fakturę.

 

Masowe wystawianie faktur i paragonów

Masowo faktury możesz wystawić z poziomu listy zamówień. Zaznacz zamówienia, kliknij ikonę dokumentu oraz wybierz rodzaj dokumentu.

 

 

Akcje automatyczne

BaseLinker może wystawiać faktury i paragony automatycznie. Na przykład:

 

  • Zdarzenie: Ustawiono status, Warunek: NIP:podano NIP / Klient chce fakturę: TAK, Akcja: Wystaw fakturę (w danej serii numeracji, z określoną stawką VAT).

 

  • Zdarzenie: Ustawiono status, Warunek: NIP:brak podanego NIP / Klient chce fakturę: NIE, Akcja: Wystaw paragon (w danej serii numeracji, z określoną stawką VAT).

 

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:

 

Wysyłanie faktur klientom

Aby system automatycznie wysyłał faktury Twoim klientom, wykonaj następujące kroki:

  1. Utwórz odpowiedni szablon e-mail.

Swoje własne szablony e-mail możesz dodać w dziale Manager zamówień → Szablony e-mail. Dokładna instrukcja znajduje się na stronie Tworzenie szablonów e-mail. 

 

Faktury możesz wysyłać w wiadomości na dwa sposoby:

 

  • jako link – wystarczy w szablonie e-mail użyć tagu [link_faktura_pdf], by w wiadomości wyświetlił się adres www do faktury.  Jeśli chcesz, by był to odnośnik z tekstem, użyj:
<a href="[link_faktura_pdf]">Link do faktury</a>
  • jako załącznik – skonfiguruj ustawienia załącznika na dole strony w oknie edycji szablonu e-mail (w tym wypadku zwróć uwagę na to, czy załączniki nie są usuwane przez skrzynkę odbiorczą adresata wiadomości).

Jeżeli zamiast faktur z systemu BaseLinker chcesz wysyłać

  • faktury z zewnętrznych systemów księgowości, to zmień ustawienia w dziale Integracje →  Program księgowy →  Ustawienia (pole „Wyświetlaj klientowi fakturę (…) zamiast faktury BaseLinker. Dodatkowe informacje znajdują się na stronie Integracje z systemami księgowości internetowej.
  • faktury wygenerowane w systemie ERP i dodane za pomocą API, to upewnij się, iż taka faktura jest już zapisana przy zamówieniu, zanim wyślesz wiadomość do klienta.  Dodatkowe informacje znajdują się na stronie Faktury dodane przez API.

 

  1. Skonfiguruj akcję automatyczną.

Wiadomości możesz wysyłać pojedyczno z poziomu karty zamówienia, masowo z poziomu listy zamówień lub przy wykorzystaniu aukcji automatycznych.

 

Aby system automatycznie wysyłał wiadomości wraz z załączoną fakturą, w dziale Manager zamówień → Automatyczne akcje → Dodaj automatyczną akcję  przypisz do wybranego zdarzenia akcję „Wyślij e-mail” i wybierz szablon, który stworzyłeś w kroku nr 1. Dokładna instrukcja znajduje się na stronie Wysyłanie wiadomości przy wykorzystaniu automatycznych akcji.

 

Zwróć uwagę na to, że najpierw należy utworzyć fakturę, a dopiero później wysłać ją w wiadomości e-mail 😉

 

Przekazywanie faktur

W przypadku niektórych integracji (np. Amazon, eMAG) możliwe jest automatyczne przekazywanie faktur bezpośrednio do platformy marketplace. Opcję taką można włączyć w dziale Integracje → Konto marketplace → Zamówienia → Faktura – przekazywanie.

 

W zależności od ustawień może to być faktura:

  1. wygenerowana w systemie BaseLinker,
  2. wygenerowana w zewnętrznym systemie księgowości internetowej,
  3. Wygenerowana w systemie ERP i dodana do systemu BaseLinker przez API. Uwaga – opcja ta dostępna jest jedynie dla wybranych integracji ERP. Do wgrywania faktur przez API należy wykorzystać metodę https://api.baselinker.com/?method=addOrderInvoiceFile.

 

Jeżeli przy zamówieniu znajduje się faktura BaseLinker oraz faktura z zewnętrznego systemu księgowego, to użytkownik może wybrać (Integracje →  Program księgowy →  Ustawienia (pole „Wyświetlaj klientowi fakturę (…) zamiast faktury BaseLinker), która z nich ma być domyślna wykorzystywana – przesyłana na konto marketplace, do klienta itp.

 

Natomiast jeżeli przy zamówieniu znajduje się  faktura dodana przez API, to faktura wygenerowana w systemie BaseLinker zostanie zignorowania.

 

W dziale Integracje → Konto marketplace → Zamówienia → Faktura – przekazywanie dostępne są opcje:

  • ‚Tak, przekazuj automatycznie faktury od razu po utworzeniu’ (takiej opcji nie należy wybierać w przypadku faktur dodawanych przez API),
  • ‚Przekazuj po przeniesieniu do statusu’

Jeżeli faktury generujesz w systemie ERP, to koniecznie wybierz opcję ‚Przekazuj po przeniesieniu do statusu’ (tak, aby mieć pewność, iż w momencie przekazania w systemie znajduje się już faktura dodana przez API).

 

Pamiętaj o odpowiedniej konfiguracji systemu BaseLinker, tak aby:

  1. Najpierw dodać fakturę ERP do systemu BaseLinker
  2. Następnie przenieść zamówienie do odpowiedniego statusu.

Jeżeli w momencie przeniesienia do wybranego statusu przy zamówieniu nie będzie zapisanej faktury ERP, to system wyśle fakturę BaseLinker.

 

FAQ

Jak zacząć wystawiać faktury od konkretnego numeru?

Wystarczy wystawić pierwszą fakturę, a następnie edytować jej numer na kolejny numer swojej numeracji. Następne faktury automatycznie będą miały kolejny numer.

Jak wystawić fakturę, na której widnieje zarówno nabywca, jak i odbiorca?

Stwórz nową serię numeracji faktur i skorzystaj z naszego szablonu faktury „Faktura nabywca i odbiorca”. Krok po kroku:

  1. Zasubskrybuj wydruk „Faktura nabywca i odbiorca” w dziale Manager zamówień → Wydruki i eksporty.
  2. Stwórz nową serię numeracji w dziale Manager zamówień → Faktury → Ustawienia.
  3. Ustaw zasubskrybowany wydruk jako domyślny szablon dla nowej serii numeracji (Manager zamówień →  Faktury → Ustawienia → Edytuj → Szablon wydruku).

Czy istnieje możliwość pobrania danych firmy na podstawie numeru NIP?

Tak, taka opcja dostępna jest na karcie zamówienia: